如何完成你的每周团队会议[+6个免费议程模板]

团队会议对你的成功至关重要。可能比你想象的要多。

一个2011年的研究发现“团队会议过程塑造了团队和组织的结果”在会议内外。

不用学术术语说:在你的团队会议上发生的事情在很大程度上决定了在你的团队中发生的事情。

上述研究发现，更好的会议不仅与更高的团队生产力相关，而且具有建设性的会议过程与会议2.5年后的组织成功相关．

好的会议有重大的、长期的影响，反之亦然。团队会议中沟通功能失调的负面影响比正面影响更明显。

这些发现与我们自己最近的研究一致，也表明会议文化与整个团队文化、幸福感和员工福祉密切相关．

长话短说，研究表明召开出色的团队会议的风险不能再高了．

如果你想要一个快乐、健康、高效的工作团队，你需要有良好的团队会议。

为此，我们为你联合起来成功召开团队会议的快速指南，包括关于包含什么、如何万博手机版app下载运行会话的资源，以及可下载或复制的免费示例模板。

在我们的示例中，我们将向您展示三个真实的企业用于运行每周团队会议的议程模板。

文章内容

1. 在你的团队会议议程上应该包括什么
2. 6个免费的议程模板样本<
3. 如何开好团队会议
4. 定制你的每周团队会议议程
   

“给我一个议程，否则我不会坐在那里，因为如果我不知道我们为什么要开会，那就没有开会的理由了。”
——QualCare联盟网络的首席执行官annette Catino说

团队会议议程格式-包括哪些内容

研究人员发现，并不是所有人都讨厌开会尽管有流行的表情包和话语。

员工其实很喜欢开会一个明确的目标，当重要时，分享相关信息．

这就是为什么在会议开始时准备好会议议程是如此重要。

为了让你的每周团队会议更清晰，创建一个标准的议程模板，就像我们在这里分享的例子一样。

每周会议议程中常见的是一组核心议程项目这往往出现在任何团队会议议程模板中，无论该团队是来自市场营销、产品、销售、运营还是其他任何部门。

常见团队会议议程项目:

1. 分享胜利
2. 评估指标
3. 提供更新
4. 讨论策略
5. 做决定
6. 肯定行动项目

这里有一些关于何时将这些主题写进你的议程的建议，以帮助你开始。

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分享胜利

以分享这一周的收获开始会议作为一个破冰者帮助团队热身和交谈，这在虚拟屏幕共享或进行电话会议等音频会议时尤其有用。

分享赢了也以积极的态度开始团队会议．这也是一种突出团队工作重点和项目的好方法。

此外，分享团队获胜为团队成员充电．在最近的一项调查中，78%的受访员工表示，“被认可能激励他们的工作．”

胜利可以是你自己的“谦虚自夸”，也可以是给其他团队成员的荣誉。这些胜利也不需要成为改变世界的巨大时刻。

例如，在销售团队会议上，胜利并不一定是达成了一笔交易。它可能是安排一个有潜力的人的电话，学习新的东西，甚至是一个新员工做他们的第一次演示。

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评估指标

你的团队想要完成的优先任务是什么?伟大的团队衡量他们的成功，并每周绘制图表，以跟踪关键绩效指标(kpi)的进展。会议记录是一个非常棒的循环文档，可以记录这些数据，让每个人都在同一页上。

例如，在我们的营销团队中，我们在会议议程的评审指标部分分享7天和30天指标。因为我们的在7天的时间内，指标可能会发生很大的变化特别是在假期、升职或其他影响因素的情况下30天的数字提供了额外的背景．

我们还让员工报告对他们影响最大的kpi

“它有助于在文件后面加上每个员工需要汇报的具体事项．这样，你就可以跟上他们的kpi，并确保它们得到满足。如果他们没有，你就会意识到这个问题，并能够努力克服它。”
——Stephanie Wells，《可怕的形式》

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提供更新

这部分可能有“更新”这个词，但我希望您将团队会议的这一部分更像是”突出部分和障碍”部分。

但首先，很多时候，状态更新可以也应该在会议之外完成。以电子邮件或视频的形式发送项目更新。或者你可以在Microsoft Teams的Slack的聊天线程中讨论你的项目状态。你不希望你的会议陷入僵局大量的状态更新消耗了所有与会者的能量。

至于幻灯片，这通常不是你想在反复召开的团队会议上进行的信息共享级别。把幻灯片留到一次性的会议上，因为你有这么重要的信息要分享，这是值得消耗房间能量的代价。

更新是大多数每周议程模板的一部分的原因是提供团队活动的快速快照。你可以鸟瞰全局。如果遇到障碍，你可以利用团队的集体知识来思考解决方案。你可以强调这些挑战，获得快速反馈，看看你是否需要让其他团队成员一起帮助你解决问题。

重申一下:这里的关键是简化你的状态更新。如果可能的话，提前提交它们，作为议程的要点。不要在这里逗留太久。

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讨论策略

在我们的议程中，这一部分被称为“讨论的主题”，但不要混淆。你不能随便写一个老话题。对于重复的每周会议，您需要保持讨论的战略性和高级别性。

哈佛商学院(Harvard Business School)建议你缩小关注范围，选择1 - 2热门话题这是团队的首要任务。

“作为团队领导，你应该这么做每次会议邀请一到两个热门话题从你的团队。我建议你在会议开始前48小时之内这样做，这样你的想法才及时，内容才新鲜。话题不应该是策略性的——这就是单口相声和1:1的目的。相反，要专注于战略讨论。”

在战略讨论中，所有团队成员都可能有自己的观点或反馈。这些挑战需要所有参与者的集体力量帮助他们解决问题。人是你最宝贵的资源之一。万博手机版app下载所以，有这么多头脑在房间里，没有任何障碍可以阻挡你的道路。

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做决定

想要成为一支高效的团队吗?做一个果断的团队。

也许不用多说，但是团队会议上的讨论通常只有在最终做出决定时才有价值．否则，你就是在原地打转，浪费大家的时间。因为当讨论结束而没有做出决定时，通常需要安排另一次会议。

研究发现，不出所料日常会议负荷与疲劳感相关和工作负载。所以，如果有机会在每周例会上解决某个问题，那么就在可能的情况下做出决定。如果没有，考虑推迟整个讨论，直到你有了所有的信息或身边的人，你需要做出决定。

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肯定行动项目

在你的会议记录(或会议记录，更正式的说法是会议文件)和会议本身中，强调你将以任务或下一步的形式采取的行动是一个很好的做法。你可以这样做:

• 确保每个任务都有一个所有者
• 注意或跟踪每个行动项目
• 在可能的情况下指定截止日期

如果没有截止日期，最好的默认是“在下次团队会议之前”。

如果你想要良好的后续工作，行动项目必须是优先级的从你的会议。我们把这个问题提上议程，因为它通常需要在会议上花几分钟的时间才能解决。

“在每次会议的最后几分钟讨论下一步。这个讨论应该包括决定谁负责什么，以及什么是截止日期。否则，你花在会议上的所有时间都将付诸东流。《纽约时报》的亚当·布莱恩特报道．

团队会议议程模板样本

关于这些例子

每个企业都是不同的。不同的优先级。不同的项目。不同的团队大小。因此，尽管本文中的大多数技巧可能适用于您的公司和团队，但仅仅为团队会议创建一种通用格式并宣称它适用于所有类型的团队会议是没有意义的。

你的议程可能与你在这篇文章中发现的不同，这是基于你的业务需求。(例如，您可以使用我们这里的会议议程模板，但要使其更正式。)

下面我们有各种各样的议程模板在业务类型、团队类型和资历级别方面。

不是所有我们上面强调的主要议程项目都在这些示例文档中。我们不是给您一个单一的解决方案，而是给您一系列您可以适应您的公司的潜在会议议程，这取决于哪种形式最接近。

如何下载免费模板

这个团队会议议程模板有三种类型的文档。其中两个是作为基本模板文档，要么是Word文档，要么是谷歌文档。

您还可以在您的免费Hugo帐户中获得这个会议议程模板，在那里您可以轻松地设置议程或记录笔记/分钟，并分配和跟踪您日历中的任何会议的任务。

获取此页面上的任何模板:
- Word Doc(下载)
-谷歌Doc(复制)
-使用Hugo(团队会议效率软件)

记住，只要在会议进行中添加更多的信息，议程文件就可以很容易地变成会议记录或会议记录。

⭐每周团队会议模板

这个示例议程包含了团队会议议程的所有标准元素，没有任何花哨或繁琐之处。

⭐每周会议模板(备选版本)

这个模板为与会者提供了更多关于如何使用模板并成功举办会议的指导。

⭐Trello的每周团队会议议程

使用此模板运行Trello会议风格的团队会议，并由Trello的产品营销高级团队负责人Jessica Webb提供指导。

⭐每周经理会议模板

Rising Tide Brewing Company使用这个会议议程模板，它专注于团队领导和讨论，以保持公司每周的一致。

⭐执行每周团队会议

作为一个领导团队讨论公司面临的紧迫问题，这样向公司传达的信息就统一了。通过快速的圆桌会议更新来发现部门间的效率。

⭐每周Sprint会议模板

对于产品和开发人员团队来说，每周的团队会议通常是sprint计划会议。看看Brute Strength Training的Rob Muise如何在他的会议议程模板中处理优先级和待办事项。

关于如何开好团队会议的建议

每周一次团队会议是一种特殊情况，而不是临时会议，因为它们是定期举行的例行会议。这使会议更可预测，但也使会议更容易变得漫无目的和浪费，就像许多循环会议一样。

为了让你的团队会议充满活力和成效，这里有一些建议，首先要为这样一个模糊的会议设定一个目标。

了解你的团队会议目标。

如果你熟悉我们的裤子测试对于会议，你知道每个会议都应该有一个P目的(更不用说)一个gendaN选票,T问,年代严重)。

在我们的电子书《重要会议》中了解裤子测试

像这样的循环会议的目的可能很难确定，但如果你仔细想想，你对这种会议的目标如下:

• 巩固关系
• 为团队交流提供空间
• 作出决定
• 不同意见，了解彼此的想法
• 谈论房间里的大象

有了这些目标，如果你发现你的团队会议没有改善你们的关系，没有帮助你做决定，也没有为小组讨论提供重要的话题，那么你可能需要考虑如何更好地组织这些会议。

找一个专门的记录者。

我们相信你应该这么做写会议记录在共享文档中(相对于让每个人都做自己的笔记)，这样做仍然是一个好主意是否有专人负责这项工作记下会议记录。

通常情况下，一个人会很自然地承担起这份责任，但如果没有人站出来做这件事，轮流做笔记也是一种选择。

让你的团队来主持会议。

召开一个有吸引力的团队会议的最佳途径是让团队参与进来。这是对的——如果你是自己每周团队会议的主持人，你应该努力避免事无巨细地管理会议的每一分钟。

Gartner建议团队领导在会议中发言不超过50%的时间．

哈佛商学院(Harvard Business School)高级讲师朱莉娅•奥斯汀(Julia Austin)将这个数字进一步降低。“团队领导说话的时间不应该超过三分之一，”Austin说。“你的工作是引导讨论和倾听。”

回顾本文开头引用的研究，给予团队成员一些会议的自主权是一种很好的方式，可以让他们在会议之外也发挥自己的作用。这表明，作为一名经理，你信任他们的职责。

”扭转局面，让你的团队来主持这些会议．与其由你来掌控局面，进行类似于询问的审讯，让人们接受反馈，不如把缰绳交给他们。”
-马修·卡帕拉《字母表

为未被充分代表的声音创造发言空间。

每个团队都有自己的主导声音，如果给房间里的所有声音留有空间，分享意见并没有什么坏处。

你可能认为这条建议是关于内向者和外向者的，但问题远不止于此，而且它很重要。

研究表明,妇女和少数族裔往往发现自己的声音在会议中没有得到充分代表．即使您认为您的团队文化没有这种偏见，养成习惯以确保这种情况不会发生也是有帮助的，即使是无意识的或偶然的。

共享屏幕的视频会议会加剧这个问题，因为一个人的不参与很容易在整个视频通话中被忽视。

这里有一些鼓励你的团队更平等参与的方法:

绕着房间走一圈。有时当你问一个问题时，在房间里走一圈，让每个人回答。

拜访的人。请特定的人分享他们的观点。如果你已经听过某人多次，请他们退后一步，让其他人分享观点。

让每个人都加入议程。让团队成员把讨论的主题放在议程上，可以为一个主题留出空间，而不必有人插嘴。

团队中的多样性是其最重要的优势之一——技能、经验、背景和观点的多样性。如果你想让最好的想法在你的团队中获胜，你必须在一开始就为它们创造出发挥作用的空间。

安排不定期的会议时间。

这个建议可能会永远改变你的生活，所以不要跳过它。

当你把会议时间从标准的一小时或半小时设置为20或50分钟时，它会使人们振作起来，并注意到会议花了多长时间。每周45分钟的团队会议是另一个有趣的选择，尽管它是一个更标准的时间安排。

另一种变体是在25/55或20/50 past结束。这让那些有连续会议的人有时间按时参加下一个会议。

无论你选择哪种方法，我建议你把你的团队会议与其他会议分开，会议的长度不固定，45分钟或50分钟是大多数团队的最佳时间，他们希望每周都有一个足够长的员工会议来回顾重要的业务、优先事项、任务和项目，但又不能长到让人厌烦和疲劳。

在继续讨论之前，消化每一篇文章中的想法和建议很重要．但在背靠背的会议中，就像把食物塞进嘴里，却永远咽不下去。
——《思考一分钟》的作者juliet Funt

也可以查看我们的文章一对一的会议多长时间，多久开一次有关会议安排的更多提示。

在你的团队会议中加入一种仪式。

一个你不常听到的会议建议是在你的团队会议中加入仪式或仪式。我们在议程上建议的胜利分享在一定程度上填补了这一空白，但我们建议您更进一步，或将其个性化到您自己的公司。

在雨果，我们创造点对点奖叫做雨果英雄。在每次团队会议上，都会有人被提名为Hugo Hero，因为他们在工作中坚持了我们公司的核心价值观。这个人可以在Slack中为自己的名字加上一个定制的表情符号，表明自己是英雄。在接下来的每周团队会议上，“雨果英雄”将职位传给下一个人。

据传说，在早期，亚马逊总是有桌子旁有一张空椅子在会议中表示“客户”。

其他团队有他们的“禅”的时刻:对每个人那一周学到的东西进行圆桌反思。

这些仪式能帮助你实现人生中那些无形的目标每周的小组会议-建立友谊和巩固关系，这是维持的关键因素积极的团队士气．

任命一个“Smalltalk的副总裁”。

我的简历上没写，但我有另一个工作头衔。如果出于某种原因，我们需要在会议上消磨一分钟时间，我的工作就是开始闲聊或开始一些讨论。

我真正的工作是，确保我们不是在会议开始前尴尬地坐在那里互相盯着对方。

在会议开始之前，你希望每个人都能相互参与而不是他们的手机或笔记本电脑。所以，如果你的团队中有人喜欢闲聊，那就把他们的角色正式化。

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避免沟通不畅和浪费时间的3个技巧

以上，我们有建议给你团队会议议程，但在阅读本文时，也要注意这个总体建议。因为会议议程只是会议的基础。最重要的是所有实际发生的交流。尤其是在视频电话会议中，这是非常重要的信息。

的研究量子的工作场所非常有见地团队会议最容易出错的两个方面：

• 会议中最常见的沟通错误来源是“个人对信息和目标的理解不同。”
• 其次是与时间有关的原因，包括“在不重要的话题上花了太多时间”，以及“没有足够的时间分配给深思熟虑的问题或讨论”。

所以花点时间:

1. 在会议上讲话时要清楚。人们听。
2. 根据主题的重要性分配会议时间。
3. 留出额外的提问和讨论时间。(足够的时间就是足够的时间)

如果你在会议中没时间了，在微软团队或Slack的群聊中跟进，以确保没有沟通错误。

记住，远程会议对新员工来说很难

对于新员工来说，远程工作是最难的。当你远程工作时，你不会在午餐或咖啡壶旁随意闲聊。虚拟会议通常是了解团队动态和文化的唯一机会之一。

所以当你有新的远程参与者时，要意识到屏幕与屏幕之间的无形障碍在你的虚拟会议中。多花点时间向他们表示感谢，把他们拉进谈话中来。

获取远程会议的建议

*关于董事会和员工会议的说明

本文中的提示和建议是为部门或项目中的团队会议设计的。这通常是3-8人的会议每周的节奏．

类似但不同的循环会议可能是全体员工会议(有时称为全员会议)或董事会会议。虽然全体会议和董事会肯定很重要，但他们还有其他考虑。

例如，董事会会议可能更加正式，不会每周都举行。如果您需要董事会会议议程方面的帮助，我们有多个模板可下载:

• 正式董事会会议模板
• 现代董事会会议模板
• 董事会会议模板和提示:Tomasz Tunguz, Redpoint Ventures的合伙人
  

同样，在全员会议中，有一个很好的方式来主持所有重要的员工会议。

• 全体会议模板

定制你的每周团队会议模板

你已经有了所有的提示和会议议程模板。还能剩下什么?

你的日程可能需要调整一下。而不是现在，当你开始的时候。当你收到与会者对会议进展的反馈时，议程应该随着时间的推移而调整。

在写这篇文章时，我们回顾了所有关于会议实践的研究，其中有一条建议对于召开富有成效的会议非常重要。

管理者应该公开考虑询问与会者对会议的感受以此来确定需要改进的地方。

所以，是的，您可以使用本指南来创建示例会议格式，您将用于每周的团队会议议程。但每隔一段时间，停下来问问你的团队(和你自己)——进展如何?

随着时间的推移，议程可能会膨胀。新的部分，慢慢进入。或者，新团队成员的加入会导致多个团队共享相同的每周团队会议。所以，多接触与会者，问他们一些难回答的问题。

因为我们在雨果开会，我们可以使用会议速率表单组件在模板的底部，允许每个人每周为我们的每周会议打分。当回顾这些数据时，如果平均分数开始下降，这通常意味着我们的会议运行方式出了问题，是时候回到总体形式，看看需要调整的地方了。

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