如何像老板一样把会议从日历上删除(即使你不是)

也许你在你的同事身上看到过这种能力——让每次会议都充满意义和行动的超能力。

就超级大国而言，它既没有高速子弹那么快，也没有火车头那么强大。但它确实会让你有一种跳过高楼的感觉。

这是一种超乎寻常的能力，能够克服本应是电子邮件的会议浪潮。

虽然这种力量看起来毫不费力，自然而然，但我们可以向你保证，它不是。它诞生于任何人都可以遵循的基于研究的最佳实践，我们将在这篇文章中解释。

作为奖励，我们还创建了一个小测试，你和你的同事可以用它来反复检查你即将安排的会议是否真的需要举行。

请随意跳过这一页，做个小测验。否则，让我们开始吧。

这应该是一次会议吗?

根据我们的经验，作者的研究Steven Rogelberg而且藤本植物博士戴维根据美国和领先公司的做法，有两种主要方法可以把浪费的会议从你的日历上删除。

第一种方式是主动出击。它首先避免了会议邀请。它的成功取决于你作为领导或团队成员教会自己和同事何时以及如何安排会议的能力。

第二种方式是反应式的。它取消或以其他方式阻止拟议的会议。同时还要在自我、职场政治和得体举止等严酷现实中游走。

积极的方法

避免可能浪费的会议

罗格伯格博士的发现之一，他在采访中解释道，那就是:“很多会议活动只是习惯。”

正因为如此，在安排会议时很容易进入自动驾驶模式。但结果却是过度频繁、不必要的冗长会议。所以，在你召集会议之前，考虑一下:

1. 这个话题或问题是否需要在现场会议中讨论。
2. 谁需要被邀请参加会议，他们需要贡献什么。

例如，是否有一个具体的决定需要做出?它需要别人的投入吗?如果两个问题的答案都是肯定的，那么开会是有意义的。

就像这听起来一样，你的团队习惯的惯性是一件狡猾的事情。它不会因为你想放手而放手。你必须停下来说明潜在会面的必要性直到它成为你的新习惯。

限制会议时间

一篇文章中英国作家兼海军历史学家西里尔·帕克森在为《经济学人》撰写的文章中写道:“工作的扩大是为了填满完成工作所需的时间。”

这句开场白后来被称为帕金森定律，罗格伯格博士在他的书中，令人惊讶的会议科学．罗格伯格认为，领导者应该“考虑会议到底需要多少时间”。一旦领导确定了她认为议程应该花多长时间开会，他建议把这个时间减少5到10分钟。

“工作扩大，以便填满完成工作的时间。”
-西里尔·帕克森(作家、历史学家

他解释说，这会给参加会议的人带来一点压力，使他们能“更好地集中注意力，表现得更出色”。

另一种限制会议时间的方法是避免只涉及信息的话题。相反，如果有人们需要的信息，在电子邮件或信息中总结。如果需要的话，你可以留出五分钟来讨论问题或评论。

但不要把宝贵的会议时间花在回顾那些可以在会议前后阅读的信息上。

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被动的方法

取消现有的会议

没有什么比过于频繁地取消会议或没有适当的策略更能损害你的声誉了。但让我们面对现实吧:你需要每隔一段时间就取消或推迟一次会议。

根据斯坦福大学的研究人员下面是正确的方法:

1. 在会议召开前至少24小时通知与会者。
2. 提供一个理由——不是对所有与会者——而是对你的主管或参加会议的关键团队成员。
3. 在表达取消的意图和取消的原因时要尊重对方。面谈是最好的，但电子邮件也可以。避免短信或Slack消息。

减少会议邀请

为了避免需要取消会议，你可以以一种富有成效的方式拒绝他们。以下是作者的步骤简介Liane Davey博士建议礼貌地取消会议:

评估会议的价值

问问自己，这次会面是否重要、是否及时，是否为成功做好了准备。如果没有，在拒绝或接受之前问一些开放式的问题。例如:

• 你能提供更多关于会议议程的信息吗?
• 在这个话题上，我们的决策处于什么阶段?
• 我应该如何为讨论做准备?

确定你是否是参加会议的合适人选

如果你知道这个会议很有价值，那么你需要确定你是否是合适的人选。确保会议的主题在你的职责范围内，并且你有专业知识和权威来参与对话。

如果你不确定你是不是邀请的合适人选，可以问会议组织者以下问题:

• 你希望我在这次会议上做出什么贡献?
• 我们部门还有谁会去?
• 我将代表谁?

决定这个会议对你来说是否重要

考虑一下这个会议是否比你的其他工作要求更重要。或者是否有人能对会议做出更有用的贡献。如果这个会议对你来说不是最重要的，或者其他人代替你去，那么这个会议就可以通过了。

事实上，如果会议不符合上面列出的三个标准中的任何一个，拒绝是合适的。但你得小心点。

戴维医生建议根据你拒绝的原因采取不同的方法。虽然有她的文章中有更多的例子，你可以使用下面的图表作为快速参考。

比如“这应该是一次会议吗?”“测试

正如你现在可能看到的，或者可能已经知道的，权衡是否应该举行一次会议需要仔细考虑。毕竟，一场没有必要的、只有四五个人的长达一小时的会议，可能会浪费数千美元的公司时间。

为了简化你的决定，我们创建了一个测试，将所有问题归结为几个问题。

自己使用它，并与你的同事分享它，这样你就可以养成只安排最相关的会议的习惯。

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