2022年有效的远程沟通:提示、方法和工具

从臭名昭著的Zoom wave，到麦克风静音事故，远程通信充斥着尴尬时刻。

但即使你对这些愚蠢的事故一笑置之，与远程员工有效沟通有它的挑战。

不良的远程通信可能导致排斥和孤立。如果没有一个谨慎的方法，它可能会阻碍头脑风暴会议。一些专家说，远程生活可能会阻碍职业发展。

然而，糟糕的面对面交流也会导致上述所有情况。所以，这并不是说远程沟通比面对面交流更糟糕。这是不同的。

这意味着在虚拟办公室进行有效沟通需要你学习新的课程，实践新的方法，并采用有效的远程团队工具。所有这些你都可以在下面的章节中找到。

内容:

1. 成为一个有效的远程沟通者意味着什么?
2. 有效远程通信的障碍
3. 有效远程通信的最佳实践
4. 远程通信的最佳工具

但首先……

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成为一个有效的远程沟通者意味着什么?

当人们理解并能按照你的见解和想法行动时，你就知道你在有效地沟通。当你能理解并按照别人的见解和想法去做的时候。

很简单。但简单≠容易。

私下里，误解是很常见的。虚拟团队通常不仅分布在不同的空间，而且分布在多个时区，这可能会模糊上下文，并加剧团队成员之间的错误沟通。例如，即使视频通话质量很好，肢体语言线索也往往无法在视频通话中体现出来，而且在电子邮件或电话交谈中完全没有肢体语言线索。

作为作家和企业家，Keith Ferrazzi在哈佛商业评论中解释道在美国，虚拟办公室会议不包含由会议室安排所透露的线索;谁在桌子的头，谁坐在谁旁边，等等。

作为一个有效的远程沟通者意味着认识到这些潜在的错误沟通的来源，并调整以确保你在同一页。这就是我们开始的地方。

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有效远程通信的障碍

在下一节中，我们将列出并描述有效远程通信的障碍。在此之后，我们将介绍帮助消除或减轻这些障碍的最佳实践和远程团队软件。

缺乏同理心和信任

在办公室里，你可以获得更多关于同事精神状态的信息。例如，即使你不和他们说话，你也可能会注意到他们的电话响个不停。这给了你一个线索，为什么他们的上一封邮件看起来有点暴躁。

同样，当分布式团队没有相互了解的空间时，费拉奇解释说，他们缺乏必要的背景来产生同理心。缺乏同理心有一个连锁效应因为同理心促进了相互信任。

如何调整>减小亲和距离

减少管理沟通的机会

远程团队管理带来了许多挑战。

在远程环境下，员工不能简单地穿过大厅去敲老板的门。因此，如果没有打开适当的通道，这可能会导致问题。

作为东北大学的管理学执行教授，Barbara Z. Larson写道：

许多员工都在为获得管理支持和沟通的机会减少而挣扎。在某些情况下，员工觉得远程管理人员不了解他们的需求，因此既不支持也不帮助他们完成工作。

建立定期的经理与员工一对一的培训

缺乏获取信息的渠道

拉尔森和她的合著者还指出，在远程工作环境中寻找信息很困难，尤其是对新远程工作者来说。

在办公室工作的员工可以拍拍同事的肩膀，而远程办公的员工可能会发现更难找到指导。特别是如果没有虚拟的办公室沟通工具，如内部帮助台或wiki。

远程团队在分享经验和工作方面也面临着物理障碍建立相互了解．这一点很重要，因为相互了解使交流更容易被理解。

如何调整>注意频道选择

混合团队中的排斥

混合团队在商业远程通信中面临着一个独特的障碍，因为邻近的偏见。当邻近性偏见出现时，领导者会为那些与自己关系密切的员工表现不佳找借口，也不会恰当地重视那些与他们互动不频繁的员工的专业知识。

但在混合团队中，不仅仅是领导力会导致排斥;现场员工也会这么做。畅销书作家和vitalsmart的高管约瑟夫·格雷尼和大卫·马克斯菲尔德调查了1100名员工，发现远程员工更容易感到被冷落比他们现场的同事更合群。

这与其他发现远程工作人员被排除在会议或头脑风暴之外。

如何调整>接受新的规则和参与的工具

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有效远程通信的最佳实践

减少亲和距离

作者Erica Dhawan和Tomas Chamorro-Premuzic教授进行了分析三种距离在远程协作中:

• 物理的(地点和时间)，
• 运营(团队规模、带宽和技能水平)
• 亲和力(价值观、信任和相互依赖)。

他们解释:

“管理者推动团队绩效的最佳方式是专注于减少亲和距离。试着把大多数远程通讯都换成常规的视频通话，这比电子邮件或语音通话更能建立融洽关系和产生共鸣。设计虚拟的团队建设仪式，让人们有机会定期互动，并在行动中体验他们的协作技能。”

你也可以通过鼓励非正式交流来减少亲密距离，研究表明这是可行的与工作满意度呈正相关．

注意渠道选择

媒介丰富度理论(MRT)于1986年提出。它是为任何给定的信息选择理想的通信渠道的有效框架。MRT背后的想法是，某些媒介(如视频通话)比其他媒介(如电子邮件)信息量更丰富。因此，你应该选择适合你的信息的媒介。

阿萨姆比咨询公司的创始人， Benjamin Lander说要根据MRT框架选择正确的媒介，要看信息的性质。

问问自己收件人对你的信息有多熟悉。它是常规的和明确的吗?那么电子邮件——一种更精简的媒介——就可以起作用了。也许信息更加模糊。在这种情况下，视频通话更有意义。

最后，仔细思考也是很重要的何时以及如何使用异步与同步通信．

建立常规经理:员工一对一

作为我以前写过在美国，定期的一对一会议有助于经理向直接下属表明，他们在工作中的贡献很重要。

在偏远的环境中，定期一对一的交流被赋予了新的重要性。通过为经理和直接下属创造一个更密切沟通的机会，你就可以减轻近距离偏见的倾向。

这种一对一交流的理想节奏取决于团队规模、员工自主权以及会议之外沟通的有效性。根据我的经验，每两周开一次会(即每隔一周开一次)能够达到最佳的平衡。

当然，确保你在使用一份能最大化一对一会面时间的议程。

让管理者帮助员工克服倦怠

根据盖洛普的调查在美国，与员工倦怠最相关的五个因素是:

• 不公平的待遇
• 的工作负载
• 管理者沟通不清晰
• 缺乏管理者的支持
• 不合理的时间压力

这些因素直接关系到管理者的领导方式。如果管理者能够学会如何让他们的分布式团队参与进来，他们就可以消除或减轻这些因素中的每一个。盖洛普解释道:

是的，需要调整领导者与团队的互动方式。他们必须在如何激发联系和协作以及如何发展员工方面发挥创造性。

但员工的基本需求是不变的。

拥抱新的规则和参与的工具

也许你听说过这句名言，“媒介就是信息。”

对于远程通信，这听起来是正确的。你交流的媒介改变了你传递信息的方式和被接收的方式。虽然远程工作并不新鲜，但远程工作的技术、媒介和规模肯定是新的。

您不能期望您的团队(或您自己)在没有一些防护的情况下在这种新范式中蓬勃发展。你和你的团队必须重新思考根深蒂固的做法，比如会议节奏、沟通渠道选择、团队建设等等。特殊情况，例如混合会议也需要新的规则防止排斥。

此外，你还需要为自己配备最好的远程团队软件，这将在下一节中介绍。

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远程通信的最佳工具

确保您检查了这些协作工具，以提高您的团队的生产力。即使你的团队成员不在同一时间的同一个房间，也有很多工具可以为远程工作者提供虚拟工作空间来有效地协作。无论是视觉交流，通过视频聊天，还是在线合作任何正在进行的项目，远程工作工具都是你的后盾。

虚拟白板:Miro

米罗是一个虚拟的白板，它比普通的白板有更多的功能。当然，虚拟团队可以协作画画和写作。您还可以添加图像，文本，链接，股票图形。您可以创建流程图、看板板——选项几乎是无限的——非常适合在远程设置中复制白板体验。

屏幕录像:织机

织机的简单的桌面应用程序或浏览器插件允许您私下记录您的屏幕和发送视频消息给您的远程团队成员。这可以在很多方面取代面对面的讨论，只需发送一个视频链接，而不是走到某人的办公桌前或召开会议。人们喜欢这种异步通信形式中没有中断。最棒的是，Loom的视频会在你录制的时候上传，所以一旦你完成了，它们就可以播放了——基本上不需要上传时间。

项目管理:Trello

你可能会想要一个健壮的项目管理工具，像Asana, Jira和Monday.com这样的产品确实有很多可以提供的。但如果你刚刚开始，Trello结合了简单性、灵活性和基本特性，使其与其他项目管理工具相比，在第一天就容易开始使用。

荣誉奖:Clickup．Clickup在过去的两年里，它突然出现在我们的雷达上，并迅速成为了管理项目的粉丝最爱，因为它的all-in - one方法。

协作文档:Xtensio

Xtensio是一个协作平台，每个分布式团队和员工都需要创建漂亮的演示文稿、报告、文档等。虽然Xtensio不是单独的远程工作软件，但Xtensio是远程工具。这些文档被称为folios，甚至可以被合作者同时共享和管理。

即时通讯:Slack

尽管微软最近对Teams进行了更新，松弛仍然是工作场所聊天的冠军，有几个改进使它保持领先。健壮、可靠、高度集成、易于理解，对于远程团队来说，Slack非常重要，因为它有助于填补其他应用之间的空白。

视频会议:Zoom

凭借其一流的视频和音频可靠性，变焦作为视频会议领域的领导者，多年来一直在竞争中脱颖而出。没有什么比虚拟会议出现故障、听不清别人说话、视频被剪掉更有破坏性的了。相比之下，Zoom高质量的Zoom通话体验让其他网络会议平台感觉像是回到了90年代。

远程工作的最佳功能可能是自动去除背景噪音，这使得Zoom上的虚拟会议听起来比大多数其他远程电话会议方式好得多。

荣誉奖:Teamflow．想要体验视频会议、屏幕共享和文件共享的体验，感觉不太像电话会议，更像在办公室，就去看看吧Teamflow它允许在永久虚拟办公室中同时共享多个屏幕(不需要安排每个虚拟会议)。

会议文件:Hugo

每个在家工作的人都知道需要可靠的视频会议来实现远程会议。但是会议解决方案只解决了会议过程中的信息传输问题。准备会议，做笔记，跟进任务和行动项目呢?

这就是雨果的用武之地。这个会议管理解决方案为用户提供了一个安全和协作的地方来设置会议议程和记录。与20 +集成，系统还将会议信息传递给您的其他工具，如客户关系管理、项目管理软件和聊天。

谷歌工作区和Microsoft 365

无论你是一个使用Office和它的各种应用程序(Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Teams, Meet等)的微软粉丝，还是运行谷歌应用程序家族的Gmail，谷歌Docs，谷歌Drive -这些生产力套件都是自己的一个类别。两者都为你提供了一个虚拟空间来保存和组织所有的文件和文档，并为你提供了完成普通任务所需的所有工具(至少是最基本的那些)。比起哪一个最适合远程工作(两者都很好)，更重要的是你的整个团队都在同一个在线平台上，你使用的是相同的远程工具。