团队会议的真正目的(+最佳实践和技巧)

每天有1100万场商务会议在进行——总共占每年37%的工作时间-我们都感到有点会议疲劳，这并不奇怪。如果你只是为了开周会而开周会，你可能会浪费团队的时间，让他们一整天都在工作中感到沮丧。

有一个员工对会议的感觉和他们对工作的感觉之间有很强的联系，所以确保你的团队会议正常进行是很重要的。一次成功的团队会议可以激励你的员工，提高工作质量。

在本文中，我们将介绍以下主题:

• 团队会议的目的是什么?
• 协调员应该多久安排一次团队会议?
• 主持有利于员工的团队会议的最佳实践
  

让我们开始吧。

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团队会议的目的是什么?

理想情况下，团队会议每周为你的团队提供一个空间，让他们聚在一起讨论他们本周的计划或迄今为止的成就，这取决于你什么时候举办会议。

团队会议的一些常见好处包括:

• 改进的通信:尤其是在这个时代远程工作在这种情况下，你的员工可能会时不时地感受到孤立的影响。每周的团队会议提供了一个所有成员可以聚在一起的时刻，看到熟悉的面孔，并感到相互联系。尽管生产力专家可能会对这种潜在的浪费时间的行为翻白眼，但我们认为让你的团队体验社交联系是很重要的，即使只有几分钟。
  

• 流线型的项目:通过提供当前项目和计划的更新，您将能够确保所有的会议参与者都在正确的轨道上。
  

• 更少的问题:团队会议将向协调者和其他团队成员透露什么时候事情没有完全按计划进行。这不是默默忍受，而是为苦苦挣扎的团队成员提供了寻求帮助的机会。这也可以鼓励参与，因为任何人都可以畅所欲言并提供建议。
  

• 清晰:如果你正在做一个项目，每周的团队会议是一个完美的机会，让小组讨论如何实现你的目标。优秀的团队会议会以行动计划结束，让每个人在下次会议前都知道自己在做什么。
  

这并不是说这些好处总是可以实现的。事实上，许多团队成员发现他们的团队会议是无关紧要的，对他们的工作周几乎没有影响，更像是一种形式。我们不想落入这个陷阱，这就是为什么为你的会议准备一个理由是至关重要的。

简单的事实是，仅仅为了开团队会议而开团队会议是毫无成效的。如果你想不出开会的原因，那么你可能就不需要像你想象的那样经常开会。如果你只能想出一个原因，那很明显，你应该减少开会的时间了。

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团队领导应该多久安排一次团队会议?

团队会议的频率取决于他们的职能、公司规模和现状目标．例如，一家只有5名员工的科技初创公司可能会发现，与每个部门有50人的企业相比，召开团队会议要容易得多。同样，如果你在做一个需要很多活动部件的项目，那么更频繁的团队会议将有助于促进协作确保每个人都尽可能高效地工作。

在决定一个好的频率时，在做出最终决定之前，要考虑所有可能影响你和你的团队的因素。一个典型的基准是每周举行一次团队会议，这将给你的团队足够的时间在会议之间取得进展，并对他们自上次会议以来所做的事情感到满意。

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主持有利于员工的团队会议的最佳实践

团队会议很容易陷入浪费员工时间的陷阱。特别是在进行每周的团队会议时，坚持您知道有效的结构是一个好主意。

团队会议准备的第一步是确保每个人都知道他们为什么要参加团队会议。你应该通过提供一份详细的会议议程来做到这一点确定会议目标．

除了团队会议议程，还有一些技巧可以让你的会议对所有与会者更有吸引力和更有用。在计划和执行员工会议时，请确保:

• 谈论影响每个人的事情
• 改变你的表达方法
• 庆祝你的团队在前一周取得的成就
• 随着时间的推移不断提高

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有效的对话

有效的团队会议不会把时间浪费在那些本来可能是错误的信息上电子邮件或者与团队没有直接关系。如果你把整个团队都叫来聊天，然后就一个人的工作进行详细的谈话，你的谈话不会影响到房间里的每个人。在这种情况下，你可以安排一对一的会面。

作为一名团队领导者，要确保你在开会时提出一系列要点，以覆盖对整个团队的影响。保持会议简洁——包括人们需要听到的新闻，下一周的团队战略，或者任何需要更新的计划。

那些在工作中感到被倾听的员工也是如此表现良好的可能性提高4.6倍这意味着每周的会议是一个讨论和实施整个团队想法的好地方。如果你让他们有机会提出自己的想法，要确保你能够向他们展示这些想法是如何融入员工队伍的，从而鼓舞公司士气。

为你的团队庆祝

积极的反馈被证明可以激励人们更加努力地工作，降低员工的离职率，并确保你建立一个愉快的工作场所文化。如果你正在寻找一个简单的改变，可以把无聊的团队会议变成一个成功的会议，实施积极的反馈是一个可以尝试的方法。

你可以在会议中引入的最容易被忽视的元素之一就是回顾过去一周所取得的成就。员工会议是人们应该期待的事情，而不是让你的团队在看到电子邮件邀请时翻白眼的事情。

从团队会议议程中删除演示文稿

当形成一个演示文稿是什么样子的想法时，许多人的第一个想法很可能是PowerPoint幻灯片。虽然幻灯片当然有它的位置，但它们也可能令人难以置信地无聊，尤其是如果制作得不好的话。一项针对1000名员工的调查显示，29%的人直言不讳ppt会让他们立刻感到沮丧与会议有关。

当你打开PowerPoint时，超过四分之一的员工会结账。这根本不是会议最积极的开始。事实上,杰夫·贝佐斯禁止在亚马逊做ppt演示因为这个原因。

与其陷入旧习惯，不如在开会时努力采用新的方法。你可以安排一个圆桌会议，一个问答环节，或者甚至尝试改变正常的会议顺序。随着时间的推移，你可以问你的员工他们最喜欢哪种会议风格，让他们感觉更投入，与公司的联系更紧密。

随着时间的推移不断提高

寻求反馈是为自己未来的成功做好准备的最简单的方法之一。会后调查不应该超过几分钟，应该包括定量和定性的答案。例如，你可以问一个一般性的问题:

从1到10分，你在会议期间有多投入?

在这个问题下，你可以包括一个回答部分，让个人解释他们有什么建议可以提高这个数字。从这种数据收集的双重方法中，您能够检索数值数据，这些数据将允许您开发进度报告和状态更新召开真正有益于员工的会议。

当你在第一次团队会议上附加这些内容时，你可能会觉得有点奇怪，但在下一次会议上，人们就会意识到这是过程的一部分。如果你决定让这些反馈表单成为强制性的，请确保它们只需要大约两分钟就可以完成;否则，您将给您的团队带来不必要的工作负担。

确保你的调查匿名化，让每个团队成员都能自由表达自己的观点。你会发现，一旦人们把他们的名字从等式中拿掉，他们会更加诚实!

下次团队会议开始吧

团队会议提供了一个空间，在这里你可以让你的团队成员感到被倾听，传达重要信息，并为未来做计划。一次成功的员工会议将确保每个团队成员在离开时都感到精力充沛、充满动力，并为他们上周的成就感到自豪。

通过收集团队成员的反馈，你将能够确保每一次会议都比上一次更好，这样你未来的会议就会尽可能有效和愉快。

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