心烦意乱?如何在Zoom会议中防止多任务处理

甚至在在家工作普及之前，人们经常会带着笔记本电脑出现在会议室，表面上是为了“做笔记”。

但即使是出于好意的与会者，也会很快从记录笔记变成查看电子邮件、回复聊天内容和浏览Twitter。

当你自己在Zoom上通话时，分心的事情就更诱人了。它不像一个会议室，需要亲自负责。每个人都被要求在电脑前，随时随地都有提示、弹出、打开聊天窗口和共享文件的链接来分散注意力。

分散注意力的会议效率较低，持续的时间比预期的要长，会议结束时还会感到不满意。把一群人聚集在一起浪费彼此的时间是你在工作中能做的最无用(也是最昂贵)的事情之一。

那么，怎样才能防止你的会议变成一群人一边假装在开电话会议，一边一心多用呢?

抵制诱惑:多任务心理学

你可能觉得别人是最会多任务处理的人，但首先要评估的是你自己:

• 你是否会在会议开始前就进行心理检查?
• 当别人在讨论事情时，你的默认模式是多任务吗?
• 你很容易被短信或通知分心吗?
• 你是否患有虚拟会议疲劳?

每个人都面临着完成更多工作的压力，多任务处理似乎会有所帮助。

不过，多任务心理学的研究表明，当人们认为自己可以同时做两件事时，他们是在欺骗自己。即使你在做一些相关的事情，比如电话会议中的聊天框，你也会忽略别人在说什么。

不是所有的会议都值得你去关注。如果你发现自己参加了许多与你无关的会议，那么是时候重新审视一下公司关于召开什么会议的规定了。

第一步:如果每个人都在处理多项任务，那就取消会议，取消邀请与会者，或者把议程分成真正有用的部分。

关于值得召开的良好会议类型的例子，这里有两个资源。万博手机版app下载我们的团队背后系列深入研究领先和快速增长的公司在定期会议时使用的做法，以及重要会议:短、少、好带你一步一步地达到卓越。

基本规则和会议文化

就像笔记本电脑和手机悄悄地进入会议一样，在视频通话中多任务处理是一种自然的诱惑。大多数公司都没有电话会议的基本规则。它假定参加的人会关注并做出贡献。

但就像你一样计划会议的议程和目标，你可以规划会议文化。

在电话开始时简单地设定基本规则就能让一切变得不同。你经常会看到人们说你应该在聊天中输入问题，或者给出如何举起电子手的指示，但你是否经常听到人们说“请只在相关链接和文档中使用聊天”，甚至“如果我们保持专注，我们可以提前完成”之类的话?

对于远程会议，你确实需要一些灵活性，以适应人们在家工作的不同情况。大声说出期望作为提醒可以显著减少人们在视频通话时一心多用。

你可以在会议开始时宣布的基本规则的例子:

• 静音电话和通知。
• 只对问题或相关链接使用聊天。
• 如果你发现这个会议和你的工作无关，找个借口离开，而不是假装出席。
• 开着你的相机。
• 如果你有一个硬止损，提前让大家知道。
• 把你的全部注意力放在会议上。
• 在每位演讲者发言后，讨论将暂停，以便每个人都能在下一位演讲者发言前了解问题。

不同的群体有不同的规则。许多团队喜欢在会议室里同时聊天，但是老师告诉你不要在课堂上传纸条是有原因的——那会分散注意力。

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如果你怀疑电话会议中注意力分散是一个问题，那就讨论一下。

• 屏幕分享(或者没有屏幕分享)有帮助吗?
• 议程是否有助于保持会议的正常进行?
• 在电话中同时进行文字聊天真的有用吗?
• 有没有人觉得这次会议没有充分利用他们的时间，他们应该离开?
• 有没有人觉得因为会议的运作方式，他们没有做出尽可能多的贡献?

在最糟糕的情况下，你可能不得不停止通话，或者让团队成员知道你没有参与。通常在一对一的情况下与人交谈比在一群人面前让他们尴尬要好。无论哪种方法，一定要使用人们工作时心理安全的最佳实践．

这不是评判的问题。有时人们沉迷于发短信和社交媒体应用，他们可能不知道这是一个问题，或者他们可能很难在没有督促的情况下控制自己的行为。

假设这已经成为你公司的一个问题。在这种情况下，你可能想展示一些多任务处理的研究或多任务处理心理学的信息，以引发一场关于在职场中更健康沟通的讨论。或者制定一个全面的政策，在会议期间禁止使用非会议应用程序。

不要加班

当会议超过预定时间时，人们以这样或那样的方式退会。注意力持续时间缩短。他们打电话通知下一个会议，说他们会晚到，有些人会离开，或者他们只是继续在线继续他们的一天。

你可能仍然有一个满座的房间，但你有一个空洞的谈话。

如果你一定要超时，一定要和每个人确认一下，并征得他们的同意，要么超时要么安排额外的时间。

这应该算是一次会议吗

上面我们建议讨论一下是否有人觉得这次会议没有充分利用他们的时间。

有时候，这样的讨论很难。职场政治、自我以及某人想要发生或避免冲突的愿望都在其中发挥作用。这很不舒服，所以你可能会跳过它。

会议对任何组织的成功都是至关重要的，但并非所有会议都像其他会议一样重要。如果你认为你的团队可能想要跳过一个会议，下面是一个互动测试来帮助你决定。在一个严肃的话题中加入一点有趣的东西可能是缓解谈话紧张气氛的良药。

会议:避免多任务工作的正确设置

在这一点上，我们都认为我们在缩放方面有更高的学位，但如果你考虑一下你和你的团队讨论这些类型的会议规范和程序的频率，你会很快意识到在大多数情况下，你有一个“默认文化”，而不是一个团队决定。

在工作中多任务处理的一些诱惑来自于被邀请参加与你或任何人都无关的会议。优秀的企业文化和优秀的企业会议文化之间有直接的相似之处。

假设您所在的组织鼓励人们向团队提出问题。在这种情况下，您可以就会议本身的相关性以及是否可以以异步方式进行某些交流进行公开对话。

例如，我们经常会记录一个快速织机的视频如果话题主要是一个更新，不需要讨论，可以代替会议。通过在Slack上分享视频，人们可以发表评论或在主题讨论中提问，而且不会打断他们的一天。

在线会议的最佳实践与一般会议的最佳实践相同。就像我们在Hugo说的，不要参加没有PANTS:目的，议程，笔记，任务，分享．

最后一个建议:当会议结束时，让会议结束。

仅仅因为你安排了一个小时并不意味着你需要把时间填满。如果在时间结束之前议程就已经完成了，那就直接结束会议。

更好的是,试试下面的一些建议，把你的会议减少一半．

当人们知道他们的时间得到尊重时，他们会更加关注。如果你被认为是一个不浪费时间的人，你就更容易制定基本规则并让人们遵守。

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