✅掌握会议任务和行动项目的7种方法

这种情况经常发生——每个人在会议上都充满活力，想法自由流动，人们致力于使事情发生。会议结束后，每个人都各奔东西。

一周后，这些有希望的想法没有被触及。没人知道政府采取了什么措施，如果有的话。会议参与者询问他们是否应该做些什么。

从历史上看，正确管理会议任务和行动项目需要繁琐的文书工作。会议领导人必须想出他们自己的跟进系统。随着项目和团队成员数量的增加，在议程上做笔记和维护任务列表电子表格变成了大量的工作。

然而，会议任务和行动项目是推动组织前进的动力。如果不做出决定并采取行动，就无法取得进展。

如果会议任务和行动项目没有得到很好的管理，努力就会付诸东流。

幸运的是，现在的工具可以让你更容易地完成任务。

会议领导者如何更好地管理会议任务和行动项目，确保关键的下一步发生?在会议中，在每个人都分道扬镳之前，他们能做些什么来保持会议的势头?

在这里，我们将用7个简单的建议来回答这个问题。

用好的行动项目让会议变得重要

决策会议没有跟进是对团队成员时间的浪费。

召集所有人开会需要资源和后勤保障。万博手机版app下载为了让这一努力值得，与会者需要带着明确的行动项目离开，并了解分配给他们的行动项目如何有助于实现更大的目标。

行动项目是下一步的必要步骤实现你的目标后会议。他们可以由一个人处理或轻松领导。它们通常是在会议上就如何执行计划或朝着目标努力做出决定时创建的。✅

因为行动项目是在会议过程中创建的，所以会议负责人要实时记录它们，并确保对它们进行后续管理。毕竟，如果没有人执行一个行动项目，那么朝着目标的下一步就永远不会被采取!

当你检查会议任务，制定行动项目，采取下一步行动征服世界(或者你的组织目标是什么)时，记住这些建议，以提高你成功的机会。

1.使用操作项模板编写操作项。

你如何编写为成功而准备的行动项目?首先使用一个会议动作项目模板，比如下面这个:

“[任务所有者]将在[截止日期]前完成[特定任务]。”

如何编写行动项目非常重要。任务、它的所有者和最后期限必须清楚。否则，行动项目很容易因为误解而被忽略。

举个例子，这里有一些弱和强的动作项:

弱活动项目:彼得负责TPS报告。
强有力的行动项目:彼得今天会在拆弹组把TPS报告交给桑德拉。

弱活动项目:我们将提交一份提案在Dunder Mifflin论文会议上发表。
强有力的行动项目:Pam将为Dunder Mifflin论文会议写一份提案草案，并在下次会议上与团队分享，以供审阅。

弱活动项目:在药店做存货清单。
强有力的行动项目:莫伊拉会在周三清点玫瑰药房地板上和仓库里的所有物品，并在周四报告数量。

要求每个人写下行动项目，以帮助问责。你也可以使用会议记录软件，比如雨果共享议程并将行动项目分配给特定的个人，便于后续跟进。

2.确保行动项目清晰。

行动项目应该被房间里的每个人理解，但最重要的是被分配到每个项目的人理解。

通常情况下，当会议的领导者没有定义具体的任务时，理解就会瓦解。例如，“做清单”可能会被新接触这项任务的人误解，或者如果清单是以不同的方式完成的。

“盘点地板上和仓库里的所有物品”更具体。甚至可能有必要在会议结束后直接与任务受让人进行跟进，以确保他们知道在哪里可以找到库存表格，任何关于如何计算损坏库存的政策，以及其他细节。

明确接下来的步骤，并确认与会者理解了这些步骤。

操作项不需要是完整的聪明的目标但在制定目标的时候，从有效的目标制定手册中学习一页也无妨。制定具体的、可衡量的、可实现的行动项目，以确保成功。

在你的行动项目中，回答以下问题:

• “要实现这个目标，具体需要做些什么?”
• “我们怎么知道我们成功了?”
• “在这次会议中有人能合理地达到预期的结果吗?”

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3.确保工作项目被指派人员有他们需要的东西。

每个参与者在实现目标方面的作用需要明确，以避免混乱和停滞。此外，行动项目需要由其受让人合理地实现。

彼得知道TPS报告在哪里吗?他知道怎么和桑德拉一起归档吗?

他需要什么信息来完成报告?如果他有问题应该去哪里?

确保被分配到行动项目的人拥有完成它们所需要的东西的一种方法是简单地询问。这个问题是“你是否具备了继续完成这项任务所需的一切条件?”“有很长的路要走!

4.确认指定的人能胜任这项任务。

除了拥有他们所需要的一切，行动项目的指定者还需要时间和精力来致力于他们的任务。如果你给一个人安排太多的任务，他们很容易就会被压得喘不过气来。

通常情况下，领导在分配任务时，都没有和他们要跟进的人确认。这将导致未完成的操作项目。在会议上大声向被指派人员确认他们能胜任这项任务。如果他们没有，也许其他人可以介入。

这个过程有双重好处，可以作为与团队成员的微小签到。大声提问也意味着抄写员或会议转录软件捕获操作项。

书记员负责记录会议记录，或在会议上所说的话。当抄写员记录会议中的操作项目时，可以将它们与无法参加会议的团队成员共享。它还使它们可供每个人将来参考，增加了问责制和跟进能力。

5.在你的笔记中突出行动项目。

我们做了太多的会议记录，很容易想象行动项目是如何在其中丢失的。

有几种方法可以避免丢失操作项目。

一个选择是把所有的行动项目放在你的底部或顶部笔记页面这样他们就能从其他东西中脱颖而出，当你需要跟别人跟进的时候，就很容易找到他们。

第二种选择是在你的笔记中把任何行动项目都画上高亮(或下划线、星号等)。对于时间较长的会议，这有助于将行动项目放在会议记录的其余部分中，但仍然会吸引额外的注意力到需要完成的工作上。

一些会议管理软件如Hugo提供内置模板有指定的区域用于会议任务和下一步步骤。这些模板可以帮助你做好会议准备，让你在会议结束后更容易继续完成任务和跟进会议行动清单。

在会议期间填写，以启动行动项目和会议任务管理。该软件将跟踪项目的完成或过期。

6.为每一个行动项目指定一个人和截止日期。

我们已经讨论过这个问题了，但是在会议结束之前做这件事是很重要的，这样与会者就可以了解他们在会议中所扮演的角色。

当然，受让人可能会得到其他团队成员的帮助。然而，一个行动项目应该是由一个负责的人管理的。

这样做的目的并不是让一个人把大量的会议任务委派给其他人。相反，让行动项目足够简单，让个人通过一点协作来解决。

这种协作使能，以及通过在会议上分配个人行动项目而鼓励的自主权，在我们的书中有进一步的讨论，10倍的文化．

在这本书中，我们描述了史蒂夫·乔布斯如何提出直接责任人(DRI)来解决苹果公司的问责问题。DRI是分配给会议任务的人，有这样一个人有助于确保行动项目有明确的领导者，以便有效地完成。

下面是一个会议记录的例子，所有的行动项目都被分配为具体的下一步:

7.将任务推入管理工作的系统中。

如今技术娴熟、生产力工具丰富的工作环境提供了许多企业和组织的协作管理系统．

无论你的团队成员使用这些平台或更类似的方法，行动项目都应该立即推送到你的任何地方

团队跟踪项目。如果推送是与会议运行相关的预期工作流的一部分，那么这是最有效的。

不要让你的会议行动清单枯竭，然后被遗忘。如果任务需要添加到特定的软件系统，不要延迟。

有些会议软件直接在应用程序中提供会议任务管理;雨果做得更好一点。

与其在应用内部创建和跟踪下一步，信息可能会被困在一个竖井里，雨果而是与流行的工具集成，如体式，Todoist,Trello．

由于有了这些集成，会议参与者和领导者可以直接从会议记录中在组织的协作系统中创建任务。我们不是构建一个新的系统，而是使用您已有的系统。这意味着，一旦会议结束，您在会议中所做的事情将跟随团队。

关于行动项目的常见问题

有关行动项目的常见问题包括:

动作项目和任务之间的区别是什么?

任务本身就是:要做的事情。一些任务的例子包括重新填充打印机的纸盒，发送电子邮件，或安排一个会议。

当你添加一个截止日期并分配某人去完成一项任务时，它就变成了一个行动项目。例如，“Rochelle，请在今天下午安排一个启动会议”是一个行动项目。

你如何跟进行动项目?

为了确保一个行动项目的完成，你必须有一个跟踪它们的系统。有很多方法可以实现这一点。在纸质议程和手写会议记录的时代，人们会把行动项目写下来。然后，他们会把它们添加到下次会议的议程中，以便后续跟进，或者在日历上安排后续跟进。

今天，有大量的会议软件可以简化后续行动项目。雨果，例如，它允许您为每个操作项目分配一个或多个人员，并轻松跟踪哪些项目已经完成，哪些项目没有完成。

如何有效地跟踪行动项目?

有效地跟踪动作项目是很棘手的。一旦人们离开会议，就会倾向于回到自己的领域工作。你可以设计一个手动系统，使用纸质议程或电子表格来跟踪行动项目。然而，这对于大型团队来说很快就会变得很麻烦。

一个更好的选择是研究具有行动项目跟踪功能的会议议程软件。一旦操作项被分配，这些工具就会自动跟踪它们，让你很容易就能一目了然地看到做了什么和没做什么:

更好的会议任务管理意味着更高的效率

当会议软件在应用内和应用外都是协作的，组织就会运行得更好。

随着会议领导人和与会者能够在他们认为必要的时候启动任务，跟踪他们的进展并确保会议结束后的后续工作变得很容易。

准备好将会议任务和行动项目管理提升到一个新的水平了吗?

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