有效会议准备清单✅

当会议进展顺利时，它们是可以预测的。(这是好事。)

会议召开了。

每个在那里的人都是真正应该在那里的人。

与会者准备充分，注意力集中。

提供更新。做出了决定。分配任务。

然后，会议结束了。

这种可预见性就是为什么会议准备清单如此有用的原因。你可以下载或复制这个会议准备清单作为GoogleDoc．

(顺便说一下，这个清单是基于最佳实践的重要的会议框架)。

这是你唯一需要的会议准备清单

为了制定这份清单，我们考察了一些以有效的会议文化——诸如亚马逊、Atlassian、Zoom、Slack和苹果等公司。我们还采访了来自各种类型组织的数十名专业人士，了解他们的会议和与会议相关的挑战。

这些研究总结了一套简单的价值观和实践，为高效团队提供了更好的会议。让我们来看看在准备会议时如何检查你的关键任务。

✅写下会议的目的，并确定必要的、积极的讨论点。

为了更容易地确定会议的目的，检查会议背后的原因。如果没有明确的目标，会议就不应该举行。如果有，那么会议的目的很可能就源于此。

换句话说，你的目的就是会议存在的原因，比如讨论冲突，分享发展目标等等。

提前说明目的，这样每个人都知道他们被邀请参加会议的原因。

✅列出会议中必须做出的决定。

人们开了一个会，离开时需要再开一次会，这种情况比你想象的要常见得多。通常原因是未能做出最终决定。所以，为了避免浪费大家的时间，一定要列出会议结束时必须做出的决定。

✅在你的议程中包括会议记录、下一步步骤和任务分配的空间。

为了鼓励做笔记，在议程中留出空白处，比如在“行动项目"．

另外，记住当会议开始的时候，会议记录不需要逐字记录所发生的一切。但是，他们应该强调完成了什么，赋予了什么责任，做出了什么决定。

通常，这些笔记可以在会议期间实时记录，但你也可以在会议结束后凭记忆完成。

✅创建一个议程，并在日历邀请中分享到它的链接。

好的会议准备包括有一个议程。现在你已经有了一个好的议程的所有主要部分:

• 清楚地说明会议的目的
• 列出所有的讨论主题和需要做出的决定
• 为笔记和下一步留下空间

在你制定议程，通过创建一个带有议程链接的日历邀请来确保它是共享的。

为什么在日历邀请中共享议程?通常情况下，人们在参加会议之前是看不到议程的，这让他们没有时间准备自己的想法。其他时候，一个议程是在电子邮件中分享，或在聊天中，或在谈话中间接提及。将议程放在日历之外会使某些人很难将其与会议相匹配。

记住:每个人都应该能够找到会议的目的、议程、笔记和相关任务可共享的位置每次:日历条目。

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✅选择适当的会议参与者并发送邀请。

准备好发出邀请了吗?坚持住，牛仔!看看你的与会者名单，仔细考虑谁需要被邀请参加你的会议。如果你已经明确了会议的目的，那么选择相关的参与者应该是很简单的。

再看一看，邀请具有相同知识或决策权的人来开会，是否使你的工作加倍了。你还能裁掉谁?

当你发出邀请时，如果可能的话，把会议安排在你的参与者的其他会议周围——尽管不是那么长时间的会议，他们可能会筋疲力尽。这是对与会者的尊重，因为你的会议不太可能分散他们的注意力。(这也可以提高会议的参与度。)

✅确定可能直接负责的个人。

在会议结束时，所有人应该分配行动项目直接负责的个人(DRI)换句话说，当你同意做某件事时，一定要决定谁将拥有它。

对于大型会议，提前了解谁将是这些dri是很有帮助的。

记住，DRI不一定是最终做这项工作的人。尽管他们是负责推进想法并确保其完成的人。在他负责的任何任务旁边记下他的名字。

✅会议结束后24小时内共享会议记录

这不是你的会议准备的一部分，但在准备会议时，这是有帮助的。谁没有被邀请参加会议，但应该知道发生了什么?你需要将会议记录发送给他们，以及每个出席会议的人，以防他们想要回顾一些东西。

当你把笔记发出去的时候，你可能还没有完全了解每个会议任务的所有信息。但是，您应该知道DRI是谁，并且您希望知道任务将在何时完成或继续进行。

与你的组织分享这些信息24小时内。乍一看，这个新过程似乎有很多额外的工作。但实际上，在那些目标不明确、记录方式随意、结果没有记录的会议上，浪费的时间要多得多。

会议准备清单

你也可以从这个谷歌文档中复制这个清单．

1. 写下会议的目的，确定必要的、积极的讨论要点。
2. 列出会议期间必须做出的决定。
3. 在你的议程中包括会议记录、下一步步骤和任务分配的空间。
4. 创建一个议程，并在日历邀请中共享到它的链接。
5. 选择适当的会议参与者并发送邀请。
6. 确定潜在的直接责任人。
7. 会议结束后24小时内共享会议记录
   

奖励清单:拿上你的会议室备忘单

正如我在本文开头所说，这些原则的基础是重要的会议．作为Vital简短(免费)指南的一部分，你还可以下载一份免费打印的会议室小抄把它挂在你的会议室(或家庭办公室)里。

花点时间确保每次会议都遵循这些原则，从长远来看，你会节省更多的时间。

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