会议笔记模板如何为员工自由提供必要的结构

每年的这个时候，每个人都有自己的新年计划，我也不例外。然而，下定决心从来不是件容易的事。有很多东西需要改进，有很多学习的空间。自从我创立了自己的公司以来，有一件事一直让我着迷:自由。创业科技文化似乎比其他任何行业都更强调个人自由。由于我来自一家文化更为传统的律师事务所，我张开双臂拥抱了这个概念。事实上，我曾计划2018年成为摆脱可怕框架和流程的一年。

然而，作为联合创始人，不仅仅是创造一种令人惊叹的文化。这也关乎成为一个有效的(有组织的)领导者。具有讽刺意味的是，这要求我在团队会议中建立结构，这后来成为我在2018年取得成功的最有用的工具之一。怎么做?我使用会议记录模板并发现自由并不一定来自无组织。

为什么要优化会议结构

新的通讯技术层出不穷，今年也不例外。从视频会议到梁即使是虚拟现实，创新也将继续改变会议的性质。然而，会议本身的必要性在短期内不会改变。我们继续留出一天中重要的部分来讨论对我们的组织来说最重要的事情。

作为一名企业家，我一天中大约75%(通常更多)的时间都花在了会议上，我当然不是唯一一个这样做的人。因此，我一直很惊讶，我们没有更多地关注创造效率和增加产出的价值。这就是为什么我在2018年开始了一个实验——为我们的团队提供一个会议框架，每次会议都需要一个议程和会议记录的模板。听起来很明显吗?也许吧，但不太明显的是这对我们业务的影响，这就是为什么2019年将重点关注会议笔记模板的原因。

结构真的能带来自由吗?

在Hugo，我们像看待其他数据来源一样看待会议。重要的知识产生和分享，讨论引出新的想法，并做出决定。挑战在于对话会产生一些最非结构化的数据。长达一小时的会议记录或长达20页的会议记录使得任何类型的定量或定性分析都变得异常困难。

这是将会议记录模板作为从会议创建半结构化输出的一种方式进行试验的关键驱动因素之一。我们从用户反馈模板因为从历史上看，这些会议的结果都是充满评论的笔记，很难总结、行动和比较。通过简单地添加结构将想法组合在一起，我们在会议记录中有了一组数据，可以在整个组织中轻松地分析和共享。

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如何引起微妙的变化

作为联合创始人，我学到的一个教训是，在建立和扩大业务时，确定多少结构才是正确的结构数量是很重要的。太少会导致事情不了了之。机会可能会被错过，团队的价值也可能得不到充分利用。太多的话，我们就会阻碍创造力、微观管理和错误分配时间。会议笔记模板已被证明是实现Hugo所需的理想结构级别的非常有效的方法。

同样重要的是，作为一个团队，在特定会议的理想结果上保持一致，以及应该捕获哪些信息来创建一个轻量级的剧本。取一个客户交接会议为例。一方面，我可以写一份剧本和清单，让团队进行培训，然后定期回顾流程是如何实际使用的。或者，我可以就这些会议应该如何举行、应该分享哪些信息以及理想的结果达成一致。

不同之处在于，第一个选择意味着我必须进入学校教师和合规经理的角色，而另一个选择需要几分钟的协作团队，这将为整个团队带来相同或更好的结果和自由。我可以教会我的团队，并在过程中建立一致性和一致性，而不会成为一个微观管理者。

从目标到结果

会议是一种代价高昂的失败，最常被引用的一个原因是它们没有实现预期的目标。解决这个问题的最佳策略是使用议程——这是我非常信赖的会议准备步骤。议程是一种有效的方法，可以让与会者与会议的目的保持一致，确保每个人都做好了准备，并帮助每个人走上正轨。但是会议一结束，议程的价值就消失了。幸运的是，会议记录模板可以成为会议目标和会议结果之间的纽带。

例如，在我们的合作伙伴签到会议记录模板很明显，这次会议的目的是评估伙伴关系的健康状况，识别风险和机会，并确保伙伴关系继续向前发展。在这些情况下使用会议记录模板的最好的事情是，它们可以用来确保没有人在没有达到这些目标的情况下离开房间。

一个对我们有用的小技巧是使用议程模板，并使用议程作为会议记录的模板。它变成了一个填补议程空白的案例。实际上，我们在Hugo中创建了一个小功能，从议程中创建会议记录，最初对我们来说，但团队喜欢它。

《有效领导的艺术

老实说，谁不想在工作中给人留下一个有条理、有经验的领导者的印象呢?这种职业尊重自然要求你有能力与团队中的其他人分享你的进步、成功和学习。有趣的是，在过去的一年里，我们Hugo团队的成功和能力比以往任何时候都更加明显。我们发现，能够积极地分享与会议目标紧密相关的简洁一致的会议记录，是庆祝每个团队成员胜利和成功的可靠方式——完全由会议记录模板实现。

让团队的其他成员可以使用一份充满注释的文档是不够的。个人贡献者想要分享其他人真正会阅读的重要知识。会议记录模板是一个未充分利用的盟友，可以展示您的工作和实现业务目标的结构化方法，除了上面提到的业务好处之外。

会议记录模板的好处几乎已经被Hugo作为一个企业所证明，我的新年决心是使用模板创建每个会议记录。这个对我工作过程的简单调整将使我成为一个更好的领导和队友，同时使我每周从浪费的会议中节省了时间。

不要相信我的话!为了提高效率，建立一个依赖会议记录模板的会议记录流程。我们已经研究了一些最好的模板，并将其作为Hugo的一部分。看看吧为自己。

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