如何写会议记录[+5个免费模板]

会议记录是对会议过程的正式总结。

它们可以作为大纲，为无法出席的人提供书面记录，并供将来参考。会议记录记录了会议发生的情况和做出的决定。

如果写得好，并且使用好的会议纪要模板，那么会议纪要对组织来说是一个重要的沟通工具。

会议记录是一种干净、简洁的记录方式，有助于记录重要信息。

在本指南中，学习和使用你需要写有效的正式和非正式会议记录的所有东西。我们有一系列模板、最佳实践和常见问题的答案。

观看下面的视频指南，或继续阅读:

内容(内容):

1. 例子-会议记录的例子
2. 提示-写会议记录的技巧
3. 模板- Word，谷歌Docs和Hugo的免费模板
4. 常见问题-关于做笔记的常见问题

什么是会议记录?

会议记录是在会议中记录会议内容的笔记。这些笔记通常强调会议中讨论的关键问题。会议记录应注明会议的时间、日期和会议地点。这些笔记还应记录出席会议的人员。如果有任何陈述或报告，应反映在会议记录中。

对于错过会议的团队成员来说，会议记录是很有价值的资源。记录清楚、详细的会议记录可以帮助没有出席会议的人了解会议的任何决定或要点。

会议记录的目的是什么?

会议记录的主要目的是为会议上发生的事情、讨论的内容以及所做的任何决定建立正式记录。会议记录通常不会记录会议的所有内容，但通常会涵盖会议讨论的关键话题。在一些较为正式的商业环境中，可能要求与股东或监管机构共享会议记录。

为什么会议记录很重要?

• 他们提供结构:一旦你确定了整理会议记录的方法，它们可以提供关于过去会议发生了什么以及未来需要讨论什么的结构化信息。
• 它们让你有条理:做详细的会议记录可以让你清楚地记录会议上做出的任何决定，以及需要团队成员参与的任何行动项目。
• 他们促进透明度:如果您有会议的详细记录，您可以与组织中的其他人分享所发生的事情，以促进组织内部的透明文化。

会议记录应该包括什么?

这里有一些在大多数会议记录中可以找到的必要信息。

1. 开会的小组的名称，或者会议本身
2. 日期和时间，以及地点或会议室，如果合适的话
3. 谁出席会议，谁记录会议记录
4. 会议议程
5. 做了什么决定，由谁做的
6. 动议及票数统计(如适用)

如果你不用会议管理工具就像自动跟踪会议标题、与会者、日期和时间的Hugo，那么所有这些信息都应该在你的会议记录模板中。

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会议记录的例子

为了说明什么是会议记录，下面是根据会议记录模板创建的两个示例文档。

这些文件实际上是只记下重要信息的会议记录。正如你将在下文中看到的，准备有效的会议记录并不一定是一项艰巨的任务。它更多的是记录“正确的”信息，而不是所有的信息。

如果你的会议按照《罗伯特的秩序》，确保使用会议记录模板遵守这些规则．

注意:有本文末尾有5个免费的会议记录模板供您下载看起来专业的Word文档，复制为谷歌文档，或简单地复制和粘贴。这些模板也可以从基于云的免费模板库中获得雨果帐户。

正式会议记录样本

ACME公司。

董事会会议记录

2021年9月5日

董事会会议(“董事会)的会议于2021年9月5日在该公司的办公室举行。

出席
-投票成员:拉里·爱默生，马克·布兰森
-客人:艾米·霍姆斯，汤姆·艾弗里
-投票成员缺席:没有一个

通过会议记录
拉里·爱默生(Larry Emerson)和马克·布兰森(Marc Branson)提出了一项动议，要求批准此前8月5日的会议记录。

要求秩序
拉里·艾默生在下午两点宣布会议开始，汤姆·艾弗里记录会议记录。出席会议的董事达到了法定人数，会议已经如期召开，准备着手处理这件事。

首席执行官报告
拉里·爱默生审阅了议程，并欢迎大家参加会议。接下来，Larry Emerson讨论了公司的现状和进展。提出了一些问题，随后进行了广泛的讨论。

销售和业务发展更新报告
接下来，马克·布兰森提供了公司整体销售进展和销售渠道的最新情况。他还介绍了商业发展讨论的现状。

财务检讨报告
Marc Branson提供了公司财务计划和预测的全面更新。马克·布兰森还审查了公司的主要财务运营指标。

动议1:批准期权授予
Amy Holmes向董事会提交了一份拟授予公司员工批准的拟议期权清单，在正式提出动议、附议并获得一致通过后，期权授予获得批准，如附录a所示。

公告
没有一个

休会
由于开会前没有其他事情要处理，会议于下午2时45分休会。

非正式/简单会议记录样本

会议记录:项目签到会议

我们的目标

建立一个度量策略，允许客户成功团队跟踪kpi的进展情况，并根据他们所声明的部门目标度量该进展情况。

最后期限/里程碑

战略必须在2021年第四季度之前准备好部署。

项目更新圆桌会议

• 抢劫

• 与CS团队利益相关者就相关kpi进行沟通并达成一致。
• 收集CS团队对当前测量策略的反馈。

• 克里斯蒂娜

• 模拟了三个仪表板选项，在内部循环以供反馈。
• 通过对当前CS数据源的审计。

• 米歇尔

• 刚病了四天回来;迎头赶上。

障碍和风险

• 障碍:克里斯蒂娜需要仪表盘上的反馈，然后才能继续。所有团队成员必须尽快提供反馈。
• 风险:克里斯蒂娜的审计可能会发现孤立的数据，这可能会延迟我们建立绩效基线的能力。

下一个步骤

• @Michelle在6月5日之前对Christina的仪表板模型进行审查并提供反馈。
• @Rob总结并在6月7日前分发CS团队对当前测量策略的反馈。
• @Christina在6月8日前检查当前CS数据源的状态。

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如何写会议记录——基本内容

✅实时做会议记录，或者在每个话题后做笔记。

以会议议程作为提纲开始。在你头脑中还记得这些信息的时候，在日程表上填上更多的细节。

✅要简洁。

你的创造性写作技巧必须暂时退居二线。

以记者的身份写会议记录。作为会议记录员，你的工作是记录会议上发生了什么。

这是一份书面记录，但只是大致内容。你不需要把所说的每件事都逐字记录下来。

✅填写你的会议记录，以便他们不能出席的人都能理解。

正如你所想象的，在写会议记录的时候需要平衡。会议记录必须简明扼要，但也要为以后的参考提供足够的背景信息。

记住，通常习惯是在下次会议开始时回顾会议记录。例如，董事会会议通常是从批准前一次会议的会议记录开始。

作为一名会议记录者，你所包含的内容的多少是一种判断。

✅请注意事实。

写会议记录时避免个人评论。如果你想单独做笔记，欢迎你这样做。但是会议记录应该是对所讨论内容的真实记录。

有些信息记录起来很无聊:会议名称、日期和时间、行动项目和所做的决定。但之后，这些会议记录可能会包含必要的信息，以便让每个人都了解会议期间发生了什么。

✅请注意谁不能出席。

在会议记录中，重要的是写下谁参加了会议，谁没有参加会议，这样就不会混淆谁可能讨论了某个问题或对某个问题进行了投票。

✅使用合适格式的会议记录模板。

如果你要写正式的会议记录，要遵循一定的格式。对于工会、学校、市县政府和其他机构，你可能需要遵循《罗伯特的秩序》。

但是有了非正式会议记录，你就有了更多的灵活性。想想你的组织需要什么，过去做了什么。然后改进这个过程。

不应该包含的内容

做会议记录的一个挑战是克制——不仅要选择记录什么，还要选择删除什么。

不要逐字记录每件事。会议记录不是记录;它们是一个总结。(见最好的会议转录软件如果你需要逐字逐句的抄写。)

不要包含个人的想法或观察。如果你在会议中有想法和想法，请与正式会议记录分开记录。

不要重复已经存在的信息。特别是如果议程明确陈述了一个讨论主题(例如，“讨论2021年预算”)，你就不需要在会议记录中写多余的注释，例如“讨论了2021年的预算”。

不要手写笔记。因为会议记录是对会议内容的记录，所以会议记录采用了数字格式。最终，这些会议记录必须被保存和共享。

高级提示:更快记笔记的技巧

在谈话中会发生很多事情，记笔记的人很难跟上。从一个简单的会议记录员变成一个专业的会议记录员，用这些专家的建议来帮助你节省时间，在写作和跟上谈话。

使用姓名首字母而不是全名。如果有一个记笔记的小窍门能帮你节省很多时间，那就是缩写与会者的名字。例如，在分配的任务旁边使用这句话。

在不牺牲清晰度的前提下，尽可能使用缩写词。和名字一样，首字母缩写也能帮上很大的忙。例如，我们有一系列我们称为“团队背后”的内容。每当我们讨论它的时候，我们不是把所有的单词都写出来，而是简单地写BTT。

使用句子片段，只要它仍然有意义。不需要完美的语法。而不是完整的句子，在你的会议记录中写下笔记，如“决定前进”，或“6周后重新审视战略。”

{{blog-insert-1 = " / blog-inserts "}}

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免费会议记录模板

对于视觉学习者，我们创造了样品这两种会议记录。如果您想直接进入我们的模板，请再向前滚动一点。

用这些来指导你的写作。但请记住:你的会议可能需要不同的信息。不要太过沉迷于复制样本，以至于忘记以一种对你和你的团队有用的方式来写你的会议记录。

在任何模板的左下角，点击“使用此模板”按钮，可以从三种格式中进行选择:

1. Word文档模板
2. 谷歌文档(保存副本)
3. 在Hugo中使用会议记录模板(免费账户)
   

正式会议记录模板

如前所述，正式的会议记录通常是根据罗伯特的规则来写的。下面的模板是基于这些规则构建的，这些规则通常用于董事会会议和委员会会议。

如果你要从头开始，这是一个完美的起点。

尽管如此，还是要调整它。如果你的公司以前使用过会议记录，让别人看一份过去会议记录的副本。看看之前的会议记录，做出你认为合适的改进。

{{formal-meeting-minutes = " / blog-inserts-3 "}}

非正式会议记录模板

下面的模板非常基础。它为任何类型的会议设定目标、会议议程并记录下一步步骤。它还可以兼作会议总结模板。

通过添加正式模板的元素或您自己的想法，您可以随意将其变成您自己的。

{{informal-meeting-minutes = " / blog-inserts-3 "}}

简单的会议记录模板

下面是基于本文顶部非正式会议记录样本的模板:

{{simple-meeting-minutes = " / blog-inserts-6 "}}

员工会议记录模板

你马上要开全员会议吗?这里有一个免费的模板供你下载或复制。

{{人人动手会议= " / blog-inserts "}}

团队会议记录模板

这个示例议程是基于我们在Hugo的许多团队会议中使用的模板。

{{小组会议= " / blog-inserts-6 "}}

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会议记录常见问题

如何写动作项目?

当添加任务和行动项目对于你的会议记录，这里有五个步骤可以遵循。

⚡用动词开始你的动作项目。一个常见的节省时间的错误是在标记一个任务时过于简短，忘记了包括“行动”部分的行动项目。

• 坏消息:2021年数据
• 好:提取2021年的数据与团队分享
  

⚡把每个行动项目分配给负责的人．会议参与者必须拥有每一个任务，否则该任务可能无法完成。

⚡不要包含超过必要的信息．这取决于负责跟踪细节的人。这些细节不需要搅乱你的会议记录。

⚡如果有截止日期，请注明。即使没有明确的日期，通常是一个任意的日期，比如一个星期，这有助于创造完成任务的紧迫性。

⚡在下次会议上跟进行动项目。如果在此期间没有给出行动项目的状态更新，快速查看之前的会议记录，以确保行动项目已经完成。

谁准备会议记录?

记录会议记录的人可能是各种各样的人:

1. 参加会议的人
2. 一个不参与但知道信息的参与者
3. 一个专业的记笔记者

在正式场合，做笔记的人通常是秘书、行政助理或行政人员。

在不太正式的会议中，做会议记录的人可能只是志愿者。这个准备会议记录的人有时被称为“抄写员”。

议事日程的正确顺序是什么?

如果你跟上了《罗伯特的秩序》，按以下顺序排列你的议程:

1. 上次会议的记录
2. 报告
3. 时间紧急的情况下
4. 未完成的业务
5. 一般项目
6. 新业务
   

如果你在开会时没有遵循严格的议会程序，这些建议仍然是有用的。你可以从上次会议的话题开始，以及大型讨论或时间敏感的业务。把次要的议程项目留到最后。

如何制定一份完美的会议议程?

完美的议程是简短而有描述性的。它提供了所有必要的背景，但又没有冗长和笨拙，没有人想读它。

要想制定有效的会议议程，请遵循以下步骤:

1. 开会前准备好议程;至少提前24小时。
2. 明确会议的目标，这样每个人都知道他们为什么来。
3. 根据议程项目的重要性排列优先级。
4. 将讨论主题作为需要回答的问题。
5. 给每个话题留出合理的时间。
6. 为要做的决定包括必要的背景信息。
7. 与参会者分享议程，这样他们就能有所投入，并做好准备。

看这里更多关于创作的技巧有效的会议议程．

会议记录的最佳模板格式是什么?

你是否应该使用Word文档、谷歌文档、Excel、PDF、电子邮件或其他工具作为会议记录模板?

在考虑会议使用什么类型的文件或文件时，最重要的因素是要考虑如何保存和分享你的会议记录。

像Word Docs、Excel电子表格和pdf这样的标准文件都有类似于会议记录模板的限制——它们需要额外的步骤才能被使用或共享。打开任何这些文件类型都需要一个特殊的程序，不是每个人都可以访问的。

此外，像Word Docs和pdf这样的常规文件需要小心地保存在云端，注意不要让同一文件的多个版本产生争议。

通常会议记录也会通过电子邮件发送，但电子邮件不应该是会议记录的唯一去处。会议记录也应该保存在一个集中的地方，以便在需要的时候可以找到。

最好的解决方案通常是基于云的文档类型，例如谷歌文档．更好的是医生在免费的会议管理系统比如Hugo，它的笔记可以很容易地共享(或保密)，并自动组织起来。

会议记录应该用什么时态书写?

过去时态。

会议记录是对会议内容的叙述。它们读起来应该像对过去的描述，而不是像正在进行的体育比赛的报幕员。

• 错误用法:The board批准2021年预算。
• 正确:董事会批准2021年预算。
  

会议记录的缩写是什么?

MoM是会议记录的缩写。

MM代表会议记录。

注意:使用这些首字母缩略词可能会让不熟悉它们的人感到困惑。

会议记录怎么读?

尽管“分钟”这个词起源于某物很小或很小的概念my-newt在美国，meeting minutes的发音是for a minute of time。

要说“请为这次会议做记录”，你的发音和说“一小时有六十分钟”是一样的。

会议记录需要批准或签署吗?

某些正式的会议记录确实需要以某种方式进行认证，以便成为会议的正式记录。主席通常需要审查和批准会议记录，然后才能分发。或者，对于许多组织来说，会议记录是由小组在下次会议开始时审查和批准的。

然而，除了这些情况之外，您的会议记录是否被批准取决于组织的领导以及他们希望如何运行流程。

非正式和正式会议记录

有什么区别?

正式的分钟

某些组织，如非营利组织、公共公司、地方政府和学校，法律要求创建正式的会议记录。

例如，在加利福尼亚，许多州和地方政府机构必须做会议记录供公众使用。同样，上市公司需要创建董事会及股东会议记录。

或者，如果你在COVID-19大流行期间申请了PPP贷款，所需文件之一是授权贷款的董事会会议的正式记录。

由于合规或法律原因需要这些类型的会议记录，它们应该遵循明确和专业的格式。

非正式的分钟

会议记录通常是灵活的，有些非正式。它们仍然需要清晰、专业和一致。但是，如果你没有包含所有正确的信息，你是不会被起诉的。

非正式会议记录可以看作是会议总结。您使用的模板和表单最终取决于您。非正式会议不那么正式并不意味着非正式会议就不那么有用。

更多免费的分钟模板(Word，谷歌文档)

记住，你的会议记录是为了帮助你的组织更加协作、透明和高效。记住这一点，你选择的任何形式或模板都可以。

你现在唯一需要担心的与会议相关的文件就是议程了。幸好我们得到了超过80个会议记录模板供你选择。在Word Doc或谷歌Doc中添加它们(或将它们添加到您的免费雨果帐户）

所以，拿起你需要的模板，准备好让你的会议变得更加重要。☝️如果你曾经想要一个从会议中提取最有用、最相关的信息的工具，会议记录可能是你最好的新朋友。

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