想让你的会议有意义?后续跟进

无论你召开会议是为了提供项目状态更新，还是为了吸引新客户，你的后续工作将决定你能从会议中获得多少时间。

它是确保行动项目完成和项目保持在轨道上的后续行动。

当然，后续会议可以采取多种形式——电子邮件、电话、面对面会议或远程会议。每种形式都有时间和地点。

因此，在详细介绍了不同情况下跟进的重要性之后，这篇文章将概述你可以使用的跟进最佳实践让你的会议更有影响力。

什么是后续会议?(以及为什么你应该关心)

后续会议是指两个或两个以上的人走到一起在预定的时间和地点做一个决定，解决一个问题，或提供一个与之前召开的会议有关的更新。

各种专业人士都能从后续会议中受益。它们是确保问责制、保持势头、监控业绩、建立关系等方面的有用工具。

而且，除非你在进行离职面谈或结束一个项目，否则你需要在每次会议之后以某种形式跟进。

有时候你的后续工作可能很简单发送会议记录给不能出席会议的相关团队成员或利益相关者。其他时候，你可能想要给客户发一封简短的感谢信。

至少，后续跟进可以帮助你和你在会议上交换的信息留在听众的脑海中。毕竟，即使是表现出色、积极主动的人也会被拉向许多不同的方向，需要有人提醒他们保持正轨。

但是，如果没有仔细的计划和管理，后续会议的好处是不会出现的。

如何跟进:电子邮件、电话……另一个会议?

和任何会议一样，在安排会议之前问自己一个问题是很重要的是否需要后续会议，或者如果电子邮件或电话就足够了。

决定后续邮件格式的最好方法是考虑邮件的长度和复杂性以及所需回复的类型。

问自己以下问题:

• 你是否需要多人的意见或决定?
• 你要求受访者做出的决定需要细致入微的回答吗?
• 你能在150字以内表达你的信息吗?
  

如果你的邮件超过150个单词，需要很多人的参与，或者需要细致入微的回答，面对面的后续会议是最好的。

否则，如果你只需要和另一个人交谈来完成后续工作，打电话就可以了。如果你能在150字以内总结你的会议跟进情况，用电子邮件是合适的。

如果您确实需要后续会议，请确保将原始会议中的行动项目进行下去，以检查它们的状态。

何时跟进:更新、行动项目和提醒

作家兼顾问Paul Axtell建议在会议结束后24小时内发送会议摘要。会议总结应该包括重点和具体内容行动项目．

这样没有参加会议的人就能知道发生了什么。这样，你就可以在保持每个人都知情的情况下，保持你的会议与会者名单较小。

会议总结后续还会提醒每个人(并提供记录)谁应该做什么。

简而言之，不参加会议的人会得到更新，行动项目会被记录在案，而参加会议的人会得到会议完成情况的提醒。

随访的另一个重要目标是监测进展。例如，一个大型项目在完成之前可能需要多个检查点。在这种情况下，通过电子邮件或面对面的持续跟进有助于保持项目的正常运行。

记住:跟进很少是一次性的任务，尤其是在刚刚开始的项目中。准备好持续跟进，直到项目获得足够的动力来维持自己。

跟进会议有助于确保时间不被浪费

当经合组织调查员工人数在500人以上的公司，受访者称他们17%的时间花在开会上。经合组织的调查还发现，57%的受访者认为，影响效率的最常见障碍是浪费时间的会议。

但会议本身并不是浪费。

糟糕的计划和缺乏有意义的会议管理才是浪费。深思熟虑的后续跟进是让你的会议更有意义的方法之一。

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