如何在工作中提高书面沟通技能

在工作中，我们给同事写信的次数比以往任何时候都多。除了电子邮件，我们还有项目管理软件，聊天软件，记笔记软件，基于云的项目文档，以及我们每天撰写帖子、评论和更新的大量其他地方。

考虑到我们所做的很多事情，对于大多数办公室工作来说，工作中的书面交流可能与面对面的交流一样重要，甚至更重要。即使你认为自己已经很擅长写电子邮件、制作Word文档或使用Slack，如果你想更成功，写作是你需要培养的一项基本技能。

要提高书面沟通能力，你只需要学习一些灵活的原则。这不是关于任何形式的严格遵守和记忆语法和文体规则。相反，这是关于意识到你的写作是如何被接受的，并让你的同事尽可能容易地从书面文字中得到他们需要的东西。

为什么书面交流如此重要?

2004年，杰夫·贝佐斯亚马逊禁止使用PowerPoint．相反，他坚持使用结构良好的叙事文本，因为他说，这“促使人们更好地思考和理解”。

[好的写作]促使人们更好地思考和理解。
号贝佐斯

贝佐斯认识到，如果执行得当，书面交流可以产生更多高质量的想法，因为它可以让作者和观众对这些想法进行批判性的审查。

但重要的不仅仅是内部备忘录。它包括评论线、推特、帖子、即时消息、短信、电子邮件等等。沟通团队现在比以往任何时候都必须使用多种渠道的战略组合。

知道如何写作并至少在其中一些频道上被理解是至关重要的。

在工作中书面交流的独特挑战

写作的真正挑战不是技术上或风格上的完美，而是做到沟通清楚．更具体地说，你的书面交流挑战遵循这三个c。你必须:

1. Concise
   

2. C李尔王
   

3. C为你的听众着想。
   

随着越来越多新的书面交流渠道的出现，要做到简洁、清晰、体贴变得越来越难了。但是为什么呢?

回想一下你最近参与的一个项目。

你用什么沟通渠道与你的同事、客户和项目干系人沟通?即使是一个相对简单的项目的书面交流也可能跨越电子邮件链、消息线程、任务评论和项目文档。

这就产生了一种新的通信复杂性。

提高书面沟通的技巧和例子

由于你的书面交流的主要挑战是清晰，简洁，并考虑到你的听众，我们的建议围绕这三个方面。

如何更简洁

从你的写作中去除重复

要成为一个更简洁的作家，请遵循斯特伦克和怀特的建议风格的要素“省略不必要的词语”。

正如斯特伦克和怀特所解释的那样，“一个句子不应该包含不必要的单词，一个段落不应该包含不必要的句子。”

事实证明，许多常用表达违反了省略不必要单词的原则。所以遵循这个规则需要勤奋。

例如，在“He is a man who likes watching sports”这句话中，短语“He is a man who”可以改写为“He”而不改变句子的意思。

当你校对你的写作时，寻找机会删除单词、句子或段落，而不改变你的信息的意思。

仔细选择通信频率和音量

为了写得好，你需要仔细选择什么时候交流，提供多少信息，以及你应该用什么形式进行交流。

例如，如果你要向客户或老板提交你创建的交付成果，你需要提供适当的上下文，使他们能够提供有用的反馈。

与此同时，你也不想提供太多无关的上下文信息，这会让你的读者不知所措。

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如何写得更清楚

使用简短的句子

美国新闻协会表示，当平均句子长度为14个单词时，读者可以理解超过90%的阅读内容。

这并不意味着你写的每句话都必须不超过14个单词。但是你应该尽量减少超过25个单词的句子数。

一个简单的方法就是把长句子拆开。

以这个冗长的例子为例。

勃艮第是法国最小的著名葡萄酒产区，它最好的葡萄酒都产自法国东部狭窄的山区。

把句子分开，让你更容易阅读:

勃艮第是法国最小的著名葡萄酒产区。它最好的葡萄酒都产自法国东部一个狭窄的丘陵地带。”

避免使用不必要的复杂词汇

另一种提高写作水平的方法是，当可以使用简单的单词时，避免使用复杂的单词。例如:

• 而不是“近距离”写“附近”。
• 而不是“模糊的”写“模糊”。
• 而不是“观察”写“看到”。

如何更体谅你的读者

语境化并阐明你的信息

你不应该期望你的听众能记住所有与你的信息相关的背景信息。但你应该期待，并留出时间进行澄清。

所以站在听众的角度，问问自己:

你的听众可能还需要哪些信息来理解或对你的信息做出反应?他们能接触到这些信息吗?你应该重申哪些关键信息以确保你的听众能够理解?

专注于行动项目

通常情况下，你在工作中写作的原因是帮助别人做出决定和/或采取行动。为了更体谅你的读者，围绕这些行动项目或决策点来组织你的写作。

这样，你的听众就可以集中注意力回答任何澄清性的问题他们需要采取行动的信息。

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