混合会议技巧:如何让你所有的员工参与进来(远程+面对面)

你并不孤单。

2017年，对1100名员工的研究发现远程办公的员工更容易感到被冷落。而在Igloo的2020年数字工作场所状态在美国，43%的远程工作者表示，他们被排除在会议或头脑风暴之外。

但不可否认的是:混合工作模式是未来的趋势。

2021年，普华永道(PwC)和麦肯锡(McKinsey)的调查发现，高管们每周预期的面对面工作时间不到5天。另外72%的计划关于增加对虚拟协作工具的投资。

在这种新的工作模式中，会议是众所周知的橡胶上路的地方。

让混合会议既适用于现场员工，也适用于远程员工，这需要组织意志、专业知识和努力。那么该怎么做呢?

在下面的小节中，您将了解组织如何开始培养混合式会议的良好习惯。

1. 什么是混合会议?
2. 混合会议最佳实践
3. 组织一个混合会议
4. 更具包容性的混合会议
5. 吸引远程同事的工具和技术
6. 混合会议设备

但首先，快速回顾一下，确保我们说的是同一种语言。

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什么是混合会议?

混合会议是指现场和远程与会者同时参加的会议。

唯一的那种会议不混合型是一对一的会议，其中所有的远程与会者或所有的亲自与会者。在混合式会议中，远程与会者通常使用电话或笔记本电脑进行视频会议。

在不久的将来，远程工作人员将以全息图的形式被传送到你的会议空间。(只是开玩笑…但事实并非如此．)

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混合会议最佳实践

有句谚语说90%的交流是非语言的在技术上是不正确的．但这其中也有很多道理，毫无疑问，在现实生活中更容易掌握肢体语言。

还有其他的挑战:在办公室的与会者可以更容易地与远程与会者交谈。在大型会议中，面对面的员工可以看到所有人，而远程工作人员则可以听到无实体的声音。

此外，远程员工也会错过所有在会议间隙发生的闲聊。

但混合会议也可以是神奇的，允许不那么直言不讳的员工参加分享他们的想法．为了在没有混乱的情况下获得魔力，我们必须完全重新思考我们在房间里和屏幕上如何与他人联系。

从结构开始。

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组织混合会议的关键要素

有一些东西可以为任何会议提供结构:主持人、议程和会议任务管理系统。

促进:指派一名会议主持人指导并促成讨论、辩论和决策是任何会议的关键。但在混合会议中，如加里·格林和鲍勃·弗里希请在哈佛商业评论中解释，调解人必须调整他们的方法，以:

1. 吸引远程参与者
2. 让他们参与进来
3. 确保他们的声音被听到，而不是被打断或被讨论
   

这意味着寻找新的非语言线索。例如，远程与会者取消静音或使用举手功能是主持人需要寻找的迹象，表明这个人试图发言。

协助者还需要学会采取积极的步骤来吸引远程同事，比如邀请他们分享自己的观点。

议程设置:混合会议是一个很大的变化，这使得基础更加重要。有效的议程规定了会议目标和讨论主题，使团队成员能够在会议前、会议中和会议后保持一致。

议程对于虚拟工作者来说尤为重要。当决定需要召开会议时，这些工作人员可能并不在场，这是议程可以沟通的重要背景。

为什么要让小组参与制定议程?

制定议程迫使你仔细考虑谁需要参加会议，谁不需要。如果邀请了在会议中没有角色的人，这本身就可以帮助防止被排斥的感觉。

在创建议程时要考虑的另一件事是，远程参与者如何参与到您计划的任何练习中。

根据你的议程主题，你可能需要有创意地邀请远程工作者。这使得议程的创建成为一个特别重要的练习，这样你就有机会思考需要做什么调整来确保远程与会者能够参与进来。

想了解更多创建议程的技巧，请查看我们的帖子:如何为富有成效的会议制定有效的会议议程．

以可共享的方式跟踪动作项:会议中涉及的行动项目与任务管理系统之间的紧密集成是必须的。

一些会议管理工具，例如Hugo，为操作项和项目管理集成提供了内置模板。这样可以很容易地跟进会议的行动项目列表

您还可以将操作项与电子邮件、共享文档和第三方集成集成在一起Zapier或IFTTT虽然这需要更多的工作。

要了解更多关于会议任务和行动项目的信息，请阅读我们的管理会议任务和行动项目的7个技巧．

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更包容的混合会议的基本规则

在传统的会议上，人们互相交谈已经够糟糕的了;对于远程与会者来说，这完全是一种迷失。

不过，即使是知道如何轮流工作的团队，也有必要制定新的规则，以便培养帮助远程员工参与工作的习惯。你可以——也应该——根据团队的喜好设计自己的规则，但下面是一些需要考虑实现的规则:

1. 当征求反馈或问题时，从远程与会者开始。
2. 在征求反馈意见或观点时，叫出别人的名字。
3. 确保在远程与会者的视野内(并保持在视野内)亲自出席的与会者。
4. 如果使用物理材料，请确保远程与会者可以看到。
5. 避免私下谈话。
6. 要求远程与会者在想要讲话时使用举手功能。
7. 当违规发生时，提醒人们遵守规则。(当发生违规行为时，使用一个愚蠢的安全词来提醒，这样就不那么尴尬了。)
8. 一次只允许一个人发言。
9. 静音电话和通知。
10. 只对问题和相关链接使用聊天功能。
11. 把你的全部注意力放在会议上。

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让远程同事参与的会议技巧和工具

规则和结构为混合式会议提供了坚实的基础。但你肯定可以更进一步remote-friendly工具和技术。在你在现场会议中使用它们之前，一定要先练习一下。

1. 会议前或会议中投票

通过在会议前进行民意调查，你给了你的同事一个分享他们观点的机会，即使他们在会议上没有机会。你可以通过在会议中进行相关的民意调查来提升这个策略，以获得输入，引发讨论，让每个人都参与进来。

2. 虚拟白板

除非你已经设置好了摄像头，否则在白板上工作会让远程与会者感到被排斥。幸运的是，像这样的供应商提供了大量的虚拟白板工具米罗．用这些来代替白板，这样所有的同事都可以参与进来。

3. 使用聊天进行问答

用实时聊天功能提问很好，因为它使每个人都可以提问而不打断演讲者。你只需要确保主持人在提问时注意到了问题。

你也可以用聊天工具，比如HubSpot的高级协调员Mariel Argonza通过聊天让与会者写下他们在会议中的主要收获。Argonza解释说，这让参与者有时间思考他们的答案，并实现了点对点的学习。

4. 进行远程友好的破冰活动

仅仅因为有些人在屏幕上，并不意味着你不能以有趣的破冰方式开始你的会议。混合式会议的一个很好的破冰方法是在会议开始前让与会者发送一张最喜欢的照片。然后，主持人可以滚动这些照片，给每个与会者一分钟的时间来解释他们为什么选择了这张照片。

看看我们关于远程友好破冰船的帖子更多想法。

5. 使用伙伴系统

会议主持人手上有很多工作要做，但伙伴系统可以减轻一些负担。通过伙伴系统，您可以指定一个亲自参加会议的人作为远程人员的“伙伴”。

通常情况下，这两个人通过聊天保持联系，给远程与会者一个室内代表。如果您的远程工作人员有一个问题或错过了什么，亲自的伙伴可以帮助确保他们的远程伙伴被听到。

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你需要的混合会议设备

世界上最好的主持人也不能让一个听不到他们讲话的远程参与者参与进来。而且，对于亲自出席会议的人来说，忽略一个他们几乎看不到的模糊视频要容易得多。

所以，把你能花的钱花在外部麦克风、扬声器、摄像头和显示器上。如果你还没有考虑投资，下面是几个你应该考虑投资的领域:

高清电视或外置显示器:屏幕越大，远程同事的脸就越大，也就越难被忽视。此外，它还可以兼作数字白板。

麦克风和外部扬声器:如果你的会议空间较小，你可以不使用外部扬声器。但是如果你要进行混合会议，你需要外部麦克风。如果你想节省开支，那就买几个会议室的麦克风，它们能在大范围内接收声音。

高质量的路由器:希望你的办公室有一个稳定的网络连接，但如果不是，投资一个高端路由器。另外，考虑为远程员工提供补贴，以用于升级他们的硬件。

外部摄像机:为了确保远程与会者可以看到他们需要的一切，外部摄像头是必须的。

超越混合式会议

加拿大哲学家马歇尔·麦克卢汉有句名言:“媒介即信息。”

简而言之，他的意思是，媒介影响着信息的传递和接收方式。混合会议也不例外。视频和面对面交流的媒介以不同的方式影响信息。

当我们进入一种新的工作方式时，我们的工作就是调整我们的信息，利用好的影响，减少坏的影响。

要做到这一点就意味着超越混合会议进入整个领域职场沟通．毕竟，会议中的交流不是在真空中存在的。

所以，虽然混合会议是一个很好的开始，但我们鼓励你更进一步，看看如何通过以下方法来提高混合团队之间的沟通:

1. 把与工作相关的对话移到网上
2. 定期更新项目管理工具
3. 记录和分享会议记录
4. 使用异步通信工具收集反馈
   

如果你想了解更多与团队沟通的方法，请查看以下帖子:

• 改进团队沟通的可靠方法
• 同步与异步通信:有什么区别?
• 如何提高工作中的书面沟通技巧工作中的书面沟通有时更重要

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