把它做完!如何召开伟大的项目会议
领导专业项目会议的提示和议程模板。
本文包含这些免费的项目会议议程模板
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大多数有组织的项目至少需要偶尔的会议。然而，当来自不同部门的多个团队成员聚集在一起时，领导一个项目会议可能会让人感到畏惧。在没有固定结构的情况下，协调房间中许多不同的角色和视角是很棘手的。
如果做得好，项目会议为每个人提供了更新状态和分配任务的空间行动项目根据需要。管理空中的许多球、涉及到的个性和要完成的任务并不一定要让人不知所措。要领导专业的项目会议，你只需要了解他们是如何工作的以及如何为他们做准备。
举办大型项目会议的步骤:
- 了解讨论内容
- 知道如何准备
- 跟踪项目进度
- 进行项目评审
- 像老板一样主持项目会议
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在项目会议上讨论什么
在大多数项目会议中，与会者可以分享状态更新、意想不到的挑战、可能的解决方案，以及朝着目标取得的进展。然而，讨论的内容将取决于你举行的项目会议的类型。
例如，在一个项目中开始会议，不会有任何更新、挑战或进展可以分享。相反，你应该把重点放在介绍团队成员、提供背景信息、设定目标和时间表上，如下所示:
< div id = " 1 " > < / div >
{{启动大会开工会= " / blog-inserts-3 "}}
虽然一个项目只会有一次启动会议(希望如此!)，但它可能会有多个项目签入。项目签到会议涵盖截止日期、里程碑、状态更新、障碍等等。在许多方面，这个议程模板类似于每周团队会议议程模板。下面是一个议程模板:
< div id = " 2 " > < / div >
{{project-check-in-meeting = " / blog-inserts-5 "}}
与项目会议中讨论的内容一样重要的是内容不是进行了讨论。这些会议不是完成项目工作或分享电子邮件中可能有的信息的地方。时间是宝贵的，所以只有在绝对有必要让项目团队成员聚在一起的时候才安排会议。
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如何准备项目会议
专业地计划和管理会议以确保项目顺利进行是很重要的。项目经理通常负责以下事情:
- 安排项目会议
- 确定会议频率
- 提供会议议程
- 促进会议
尽量不要给团队带来压力太多的会议。你甚至可以考虑只在重要的截止日期或需要开会的时候才安排会议。决策,头脑风暴的解决方案，以及解决冲突都是召开会议的重要理由。
然而，最重要的是，一定要为团队成员提供每次会议的议程。项目会议议程使您的同事能够收集顺利进行项目会议所需的信息。
议程设定了预期，为与会者打开了大门在会议开始前提醒你注意任何问题。
一个议程应该包括一个明确的目标，或者项目会议目标。通过设定项目会议目标，你可以确保每个人都明白他们参加会议的原因。这将有助于保持会议的正题和效率。没有人想要一个冗长的会议，因为没人知道它是关于什么的。
如果你是与客户进行入住对于他们的项目，保持专业的印象尤为重要。提供如下的议程，确保提前从团队中收集必要的数据:
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{{client-check-in = " / blog-inserts "}}
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跟踪项目进度
您可以使用一些类型的项目会议来有效地跟踪项目进度。例如，尽管频繁的项目会议不一定有帮助，每日站立会议在不需要太多时间的情况下，帮助描绘出项目进展的大致情况。
《每日站立会议是一种独特的项目会议。它的目标很简单:让团队成员分享进展，消除障碍，并与项目目标保持一致。
每日脱口秀有效的秘密在于它的精简模式。理想情况下，这个会议只持续5到20分钟。尽管每个团队成员都有发言的机会。这是怎么做到的?看看站立式会议模板的简单性:
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{{quick-stand-up-meeting = " / blog-inserts-5 "}}
通过快速的每日站立会议，团队成员简短地分享进展、计划和障碍，您可以跟踪项目进展，并在它们出现时直接关注需求。
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进行项目评审
最后，一旦一个项目完成了，一个项目回顾或事后分析有助于总结整个过程，并为未来的项目提供信息。
进行项目评审的一个极好的方法是使用回顾会议。
在这种类型的会议中，与会者强调什么进展顺利，反思障碍，并承认哪里有改进的空间。在某些情况下，多个回顾可能有助于跟踪项目的长期成功和持续的结果。
用这样的会议议程计划一次回顾:
< div id = " 5 " > < / div >
{{回顾= " / blog-inserts-6 "}}
5 < span class = " h-circle " > < / span >
像老板一样主持项目会议
当跟踪项目的多个活动部分时，项目会议很容易偏离轨道。通过提前计划和提前提供议程来为成功的会议做好准备。这可以让与会者为会议做准备，并帮助每个人在会议进行时保持专注。
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