如何使用Slack更好地召开会议

自2013年推出以来，Slack一直将自己定位为一个取代电子邮件的方法．

七年过去了，经过首次公开募股，我们怀疑这个交流平台也可以取代会议——至少在某些时候。

从自动化功能到可搜索的实时聊天，Slack有足够方便的功能，可以帮助团队在挤在会议桌周围可能没有意义的情况下更有效地协作。

但前提是你做对了。

在本文中，我们将概述如何在Slack上开会。我们还将分解五种不同的会议类型，它们将从利用这个平台中受益最大。

下面是如何开始的:

第一步:了解何时使用Slack是合适的

科技让会议变得更好。一个简单的演示文稿曾经彻底改变了人们分享思想和信息的方式。

但是，当技术阻碍了会议的目标时，问题就会随之而来。例如，如果客户成功总监希望根据季度kpi审查团队进展，那么使用PowerPoint将是一个合适的选择。

另一方面，如果他们需要建立对一项具有挑战性的新计划的热情，那么以一种更个性化和更有同理心的方式会面将是最有意义的。

对于希望与整个公司建立强烈情感联系的首席执行官来说也是如此。一封电子邮件或备忘录是不够的。

事实是，很多时候把人们拉到同一个地方聊天是有意义的，但也有很多机会可以避免把人们从工作中拉出来，而是专注于简化会议。

如果你的会议目标更多的是情感驱动而不是理智驱动，那么限制使用科技产品，以避免让自己与信息疏远。其他一切都是公平的。

第二步:将Slack与你最喜欢的工具整合在一起

Slack拥有一个令人印象深刻的集成套件，其中许多有助于团队集中讨论、记录决策和共享行动项目。

通过正确的集成组合，您的团队可以实现的不仅仅是将Slack中发生的事情转移到其他系统中。Slack的许多集成也将自动化任务，包括:

• 登记程序
• 日历/日程安排应用程序
• 会议记录/文件共享应用程序
• 在Slack中将消息转换为任务的应用程序
  

考虑到整合的便利性和节省大量时间的可能性，任何考虑在Slack上举行更多会议的人都应该探索他们的选择。

通过连接使用像Hugo这样的会议记录应用程序在美国，会议中的每个成员都可以在会议期间合作记录笔记，你也可以在会后向任何需要的人发送任务和信息。

第三步:强化你的后续计划

将Slack应用到会议中并不能完全解决问题。即使是最复杂和集成的设置也需要意识和投资才能成功。

换句话说，所有关于会议的最佳实践——比如设置具体行动项目还有给任务设定期限——这仍然很适用。

例如，如果你计划将行动项目从Slack推送到Trello板上，你可能想花一些时间让你的团队为变化做好准备。

很有可能，这将包括培训人们如何从集成中获得最大收益——这是否意味着更新同事的进度或将行动项目分配给其他人。

在技术实力和员工敬业度的正确结合下，使用Slack开会可以帮助在会议结束后很长时间内提高能见度和问责制。

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在Slack中有意义的会议

虽然Slack可能不是所有会议的合适选择(比如您的会议)通常的团队会议)，有几种会议类型在Slack上比其他形式更有效，包括面对面。也有一些可以归结为个人喜好。

单向的公告

这是毫无疑问的Slack已经减少了这个数字全公司范围内的通告邮件，但该平台也减少了他们的会议对等物:单向广播。

单向广播是一种场景，办公室里的每个人都聚集在尽可能大的区域，了解公司新的医疗保健计划或回收政策。

这种沟通可能是必要的，但强迫员工放弃他们正在做的事情来分享相对低风险的信息则不是必要的。

使用Slack，发送单向消息只需找到正确的频道:

• 在全公司范围内发布公告
• Ping部门公告的自定义通道
• 为不涉及预定义团队的特定公告创建组dm

站立会议

无论是每天进行还是每两周进行一次，这种对峙已经超出了工程团队，包括任何负责定期状态报告的知识工作者小组。

但是站着开会也会变得乏味。特别是对于规模较大的团队，倾听每个人报告他们正在做什么，他们已经完成了什么，以及他们下一步计划做什么，会消耗大量的时间。

还有一种可能是，并不是每个人都需要这种程度的了解他们的同事在做什么来推进自己的工作。

不要把单口相声变成一件杂乱无章的事情，试着利用Slack的/提醒命令。这个方便的自动化将自动触发一个推送通知到您所选择的频道基于特定的日子，时间和节奏选择。

这将使您的团队能够轻松地报告他们的进度，为他们的队友提供可见性，并尽快回到工作中。

头脑风暴会议

传统的头脑风暴通常在个人层面比在群体层面更有效。

尽管如此，经理们经常会犯这样的错误:把团队拉到一个房间里，期望他们能当场自发地提出解决紧迫挑战的方案。

这种方法通常会放大正常会议的风险，大声说话的人说得太多，而安静的人则逐渐消失在背景中。

使用Slack头脑风暴会议提供了一个绕过这些社会动态的机会。

无论你是专门为头脑风暴创建一个频道，还是依赖于你的团队的主频道，首先要在每个人的日历上安排时间，让他们正式参与。然后为他们提供提示，鼓励人们把他们的想法充斥在渠道中。

无论谁错过了会议，都可以在以后查看回复。更重要的是，一旦会议结束，你将在共享位置记录每个人的想法。

培训会议

Slack的功能远不止即时通讯。例如，通过其内置的呼叫功能，你可以一次点击就能与同事通话。再次单击，可以开启视频功能。

但Slack最尖端的功能之一是协同屏幕共享。当两人或多人参与音频或视频通话时，一人可以启用屏幕共享，而其他人(包括屏幕共享者)可以与屏幕上的元素交互。

对于培训远程同事和团队成员来说，这是一个特别有用的功能。通过屏幕共享，您可以指导人们了解新产品和流程，并邀请他们积极参与以巩固学习。

审批会

另一种受益于协同屏幕共享的会议类型是审查或批准会议。

无论两个同事是需要在一个重要的演示上合作，还是设计师需要与开发人员讨论一个问题，审查项目或设计规范都可以说是通过Slack进行会议的最佳方式之一。

音频、屏幕共享和聊天的独特组合意味着会议参与者有多种方式来表达他们的观点——这是灵活沟通的本质。

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