如何确定你的下一个项目状态更新

会议应该倾向于行动。

但有时，项目状态更新是必要的。如果你能将你的演讲内容与内容翔实、清晰的观点结合起来，它们将是帮助别人跟上进度的有用工具。

在这篇文章中，你将了解什么是项目状态更新，它应该包含什么，以及如何确保你的下一个状态更新是有效的。

什么是项目状态更新?

项目状态更新是当人们跨部门共享关于项目状态的信息时。

它可以是一个单独的会议，也可以是一个关于更广泛话题的会议中间的简短更新。

项目状态更新会议的目标是要鉴别出新的吗问题或需要分配的操作项。

在更广泛的会议中更新项目状态是为了通知其他可能需要背景信息来做决定的人。

项目状态更新应该包含什么内容

无论您的项目状态更新的上下文，根据本文在PMI®2008全球大会上发表它应包含以下方面的更新:

1. 相关行动项目
2. 时间表
3. 预算
4. 当前或预期的问题
5. 质量或范围问题
   

如果你是在一个更广泛的会议上进行项目更新，你肯定不需要包括所有这些项目的更新。您的更新应该只包含足够的信息，以确保所有会议参与者都有他们需要的上下文做个决定。

这就是为什么当你更新项目状态时，环境是如此重要。你可能有很多信息，但不是所有的信息都与做决定或采取行动有关。

你提供的与决定或行动无关的信息越多，你的听众就越不会注意到你。

如何在会议上进行有效的项目状态更新

如果你想给一个有效的状态更新你需要在开会之前就想好。虽然你不能预测所有的事情，但你可以弄清楚

1. 谁将参加你的会议
2. 他们所知道的
3. 他们需要知道什么
   

不是每个人都需要知道你在做什么。最重要的是，他们需要对项目是如何跟踪的有信心，他们需要知道是否有任何事情会影响他们的工作。

如果你无法从你的更新中猜出某人可能需要多少细节，你可以在别人更新时看看周围的情况，或者直接问。“你想让我在项目更新上深入到什么程度?”这样的话，你就不用进行不必要的状态更新了。

在议程中列出要点

除了选择合适的更新时间之外，有效地交付更新还取决于设置和遵循结构化的议程．如果你有能力添加自己的要点来总结状态更新，那就更好了。如果你不能控制整个会议议程，你可以为自己创建一个微型议程。

该议程应该包括您需要在更新中覆盖的信息(以及可能的一些空白以写入操作项)。

3-5个要点对于快速更新来说就足够了。

一旦你覆盖了你需要的东西，就把它包起来。状态更新的一个最大问题是它们会持续太长时间，所以不要拖着你的结论。说你必须说的话，微笑，不要觉得你需要一直说下去。

获取这个状态更新会议模板

Trello的产品营销高级团队负责人Jessica Web使用的是每周团队会议模板这是项目状态更新的两倍。如下图所示的模板贯穿于一个会议中，在会议中，不同的部门提供更新，并提出和回答问题。

如果您仔细观察Web的模板，您会注意到她的结构鼓励简洁、相关的更新。从每个标题下面的帮助文本到时间限制提醒，所有内容都提供了可靠的项目状态更新结构。

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让它成为你自己的

如果你为你的团队管理会议，你可以下载Jessica Web的每周团队会议模板在这里，但不要觉得这是一成不变的。在了解模板如何工作时，您可以而且应该根据自己的需要调整模板。manbetx手机登录

提供一个好的项目状态更新取决于评估和响应您所提供的环境。没有公式，因为环境总是变化的。

但是，正如你在这篇文章中看到的，有一些原则和结构可以帮助你完成一个成功的项目更新。

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