如何专注而有意图地领导远程会议

根据一项调查，72%的企业主计划在新冠疫情过后，至少让部分员工永久远离工作。虚拟通信现在是所有行业的常态。

专家预计，到2020年底，视频会议集成规模将扩大110%。谁知道未来会怎样?

由于员工在家办公，在社交上与团队其他成员保持距离，远程会议具有了新的重要性。对于大多数人来说，这些会议是每周唯一的面对面交流的机会，接触项目状态，并参与决策。

然而，一份来自Wundamail发现42%参加远程会议的员工没有做出贡献。相反，他们认为这分散了他们对实际工作的注意力。作为团队经理，你想要避免这种结果，所以下面是四种方法来领导一个高效、富有成效、专注和有意的远程会议。

1. 从一个清晰可行的计划开始
2. 要意识到并尊重时间
3. 为沟通定下基调
4. 做笔记并录制视频
5. 更好地主持远程会议

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从一个清晰、可行的计划开始

在你打开网络摄像头开始会议之前，先解决好物流问题。

• 主要目标是什么?
• 将涵盖哪些信息或材料?
• 需要探索哪些策略?
• 需要解决哪些问题，需要做出哪些决定?

“一旦你有了目标清单，就很容易计划更详细的团队会议。准备一份议程，在上面写明你希望讨论的主要话题和主题。如果你的团队需要做决定，确保你提前分配了足够的时间让大家熟悉主题，”Hubgets in解释道改进团队会议以更好的协作和生产力．

更进一步，提前把你的议程发给所有与会者。不要忘记添加任何你可能需要的文件，或者在进入会议之前你要让他们准备的文件。

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要意识到并尊重时间

长时间盯着屏幕上的多个面孔会过度刺激大脑并使其疲劳，使其难以吸收会议内容哈佛商业评论．

保持对会议时长的意识，确保员工保持参与和专注。

准时开始和结束，树立守时的期望。(你自己也要对此负责。)

保持讨论的主题和简洁。

也不要以为每次开会都需要一个小时。不断尝试，直到找到适合你团队的长度。有些公司甚至会在10到15分钟的简短会议中取得成果史蒂文Rogelberg他在2019年的Ted演讲中透露。

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为沟通定下基调

你在会议中如何与他人互动和你谈论的内容一样重要，所以在你的口头和非口头交流中要有意识。设定一些参数，比如要求每个人保持沉默，除非他们有发言的机会;把所有的旁听谈话留到下次再谈，让每个人都听清楚。这将尽量减少干扰，保持对话的建设性。

你还需要确保你的面部表情、手势、眼神交流和身体姿势能强化你说话的语气和意思。“实时传递信息并不局限于口头交流或语言的使用。非语言沟通是非常强大的……如果一个人的语言与他们的非语言暗示不符，最好相信非语言信息，”她说杰夫狼高级商务教练。

沃尔夫继续说道，肢体语言可以传达各种潜台词，而其他人会本能地读懂这些潜台词。眼神交流意味着信任、理解和诚实。声音变化、手势和面部表情可以软化或强调一个观点。一个开放、稳定的姿势显示出自信、警觉和接受能力。

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做笔记并录制视频

由于你的团队分散在不同的地方，要平衡工作和家庭生活的需求，不是每个人都能参加所有预定的会议。这是不可避免的，但你可以通过做笔记和记录讨论过程来解决这个问题，以便那些缺席的人以后可以访问。

这里的注释要实用得多。但是，即使在实际操作中，大多数人不会观看录音，但知道录音是可用的，也会让团队成员对错过讨论感到放心。如果团队中的任何人有问题、需要澄清或忘记相关细节，那么笔记和记录也可以使他们更容易地回顾这些内容。

然而，由于这是一个内部沟通记录，您需要记住一些风险管理的最佳实践。事先征得所有团队成员的同意，并只将数字文件上传到一个安全的通道，以便团队以外的人无法登录吉娜主席他是亚特兰大的一名合同和商业律师。

如果在会议上提出了任何敏感的数据或机密的话题，不要记录下来，而是指定一个人做详细的记录。这些会议记录可以在内部发送，也可以发布在团队协作平台上。

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更好地主持远程会议

远程会议将继续存在，所以当你的团队在这种新的商业常态下导航未来时，使用这些策略来确保沟通不会错过任何节拍。当你以专注和意图领导时，结果是一个更高效和协作的会议流程。

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