如何给错过会议的人写电子邮件[+4个模板]

作为客户服务或销售代表，处理不出席的情况是很棘手的。你想要与潜在客户或客户会面，但你也需要跟进并承认他们没有按计划参加。

写一篇优雅的不露面的后续文章电子邮件需要平衡理解和尊重你的时间。下面是我们的建议。

1. 何时发送“不赴约”邮件
2. 考虑你的语气
3. 包括什么
4. 如何尽量减少错过约会
5. 错过会议邮件模板

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何时发送“不赴约”后续邮件

在错过会议的前几分钟，你可以通过电子邮件、短信甚至电话联系与会者，确定他们是否会参加你的会议。如果你没有在预定时间的十分钟内得到回复，通常可以确定他们不会出现。

你可以在这个时候发送后续邮件，或者如果你有理由相信他们会自己联系你，你可以等一会儿。然而，不要等待超过会议结束时间的时间。在这个时候，主动联系对方并承认未接电话是很重要的。

及时、礼貌的回应可以大大增加被录用的几率客户服务或者销售代表成功地重新安排了会议。

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考虑一下错过会议时的语气

后续邮件的语气很重要。虽然没有出现是令人沮丧的，但你不希望它导致完全失去会面机会。所以在你准备后续文章时，要记住以下几点。

保持专业。

如果你等了5-10分钟才意识到对方没来，记得要保持冷静。在起草“不赴约”邮件之前，花点时间让负面情绪平静下来。

保持礼貌。

不要责怪潜在客户或客户。你要避免对他们缺席会议的原因做出不准确的假设。你只能假设他们在安排会议的时候计划开会。

他们没有出现的原因可能是任何事情，从简单的日程安排错误到紧急情况，如果是后者，你可不想给人留下混蛋的印象。你越有礼貌，越愿意原谅他们的失误，他们就越有可能重新约你。

避免唠叨。

你不想给人留下唠叨的印象，所以试着在错过会议的当天只发一封跟进邮件，过几天再联系。同样地，避免通过多种渠道联系，包括社交媒体。这可能会被认为是垃圾邮件，甚至是骚扰。

避免一直有负罪感。

你也不想让那些没有出现的潜在客户或客户感到内疚。这会给对方留下负面印象，减少他们重新安排约会的机会。在争取会议或销售时，自怨自悔很少是一个成功的策略。

要诚实。

考虑到所有这些因素，是直接诚实地说出你想要满足的愿望(如果这个愿望还在的话)。

然而，如果这个人养成了不露面的习惯，经常让你保持沉默，那可能需要不同的方法。考虑一下安排会议是否最有效地利用了你的时间和精力。多留一些语音信息告诉你，打电话可能不是最好的途径。

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不赴约邮件中应该包含哪些内容

不出席不一定会导致潜在客户或客户的流失。在你的后续邮件中包括以下内容，以增加与客户和客户会面的机会。

预期的价值。

一定要包括你对这次会面的预期价值。参考会议内容议程提醒他们谈话中会涉及哪些话题，以及为什么有必要谈论这些话题。

重新安排信息。

另外，一定要提出重新安排时间。包括以下信息如何重新安排或者发送新的会议邀请。如果你有约会设置软件，一定要包括一个链接。

相关链接和文件。

后续邮件应该包括链接、相关文档以及任何有助于激发潜在客户或客户看到会议价值的东西。

在一封邮件中包含所有这些内容。发送多封邮件会引发这些抱怨情绪。

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如何尽量减少错过约会?

下面，我们将分享在不同情况下发送这些通信的电子邮件模板。不过，请记住，有一些方法可以防止将来没有演出，比如:

1. 使用预约软件。谷歌日历，日历，甚至研究员可以减少错过会议。在你的电子邮件签名中包含一个日程安排的链接，以达到最佳效果。

2. 发送会议提醒。会议前一个友好的提醒可以帮助与会者对他们繁忙的日程进行相应的优先排序。

面对面的会议也不太可能导致缺席。如果你和与会者都可以选择亲自见面，记住这一点是很有帮助的。

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模板:给错过会议的人跟进邮件

示例模板可以帮助大多数销售代表和客户服务团队成员为未出现的人提供礼貌、全面的后续服务。下面，我们整理了四个未出现的电子邮件模板，你可以复制准确的文字，也可以根据你的需要定制。

虽然这些看起来像是普通的电子邮件，但发送一封简短的电子邮件有效地促使你的客户或客户重新安排是很重要的。避免充满煽情的悲伤故事或其他隐含细节的冗长邮件。

你根本不知道对方为什么会错过会议。你在邮件中应该做的唯一假设就是提供一个替代路线，并安排下一次会议。

简短的跟进邮件模板

(出席者的名字),

很抱歉我们错过了今天的约会。请让我知道一个对你更合适的时间，以便我们重新安排。

谢谢!

,(你的名字)

未接电话模板

您好[与会者姓名]，

我之前打过电话给你，但是转到你的语音信箱了。

下周有没有更好的时间安排一个简短的电话叙叙旧?告诉我，我会在你方便的时候有空的。

最好的

,(你的名字)

错过的客户会议邮件模板

您好[与会者姓名]，

很抱歉我们没能准时见面。如果你有空，我们下周再试一次。我还是想谈谈[公司]如何帮助你实现目标。

让我知道什么日子和时间对你最合适，我会发送日历邀请。或者，您可以在这里访问我的日历，并在方便的时间安排会议:[日程安排链接]。

最好的

,(你的名字)

丢失的价值主张没有显示电子邮件模板

您好[与会者姓名]，

看来你今天不能来参加我们的会议了。如果你能抽出时间和我聊聊天，我还是很乐意向你展示[贵公司]是如何帮助你实现目标的。

你下周有空接电话吗?让我知道什么最适合你，或者继续使用这个链接来安排:[调度链接]。

我期待着你的消息。

,(你的名字)

最后请注意

虽然处理一个不来的人会令人沮丧，但其实不必如此。我们希望这些后续示例邮件模板和提示能帮助您充分利用未来的会议。