如何让你的会议从优秀走向卓越:战略、战术和万能的议程

“能力越大，责任越大。”

无论你是在打击犯罪还是……运行一个会议。

但是，会议的作用是好是坏各不相同。不幸的是，对大多数公司来说，这是糟糕的。

在对182名高级经理的调查中在美国，71%的人说他们的会议没有成效，62%的人说:“会议错过了让团队更紧密团结的机会。”

这一现象的影响是严重的。在一项研究中在美国，会议办得不好会导致市场份额和创新减少，员工流动率上升。

幸运的是，通过深思熟虑的方法，激发创造力和激励行动的会议并不难举行。

为此，我们将介绍:

1. 你需要创建一个有助于更有效的会议的策略。
2. 你需要采取的步骤来领导一个成功的商务会议。
3. 如何继续提高你的能力，从会议中获得更多。
   

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有效会议策略的组成部分

你可能是一个天生的领导者，但如果房间里、视频会议中或电话会议中没有人知道他们为什么在那里，你的会议就会失败。

任何商务会议的成功都取决于你在会议开始前做了什么，也取决于你在会议开始后做了什么。

这就是为什么在你发出任何邀请之前，你需要一个有效的会议策略。

后勤:有效的会议指南

把你的会议指南当成游戏规则——如果你希望会议有效，你就必须遵循这些指南。

1.确立目标和目的

花点时间确定你希望在会议中取得什么结果。实现目标的一些例子包括:

• 获取项目进展报告。
• 做决定。
• 向你的团队征求意见。
  

这取决于你如何定义你的目标的具体细节——这些只是几个例子。重要的是目标要明确定义、记录和沟通。

这样，与会者就能更好地准备发言，这也让你更容易保持会议的正常进行。

当会议结束时，你就会知道会议是否成功了，这取决于你是否完成了既定的目标。

想要了解更多关于陈述会议目的的正确(和错误)方式的建议，请查看这个短视频。

2.制定并分发会议议程

你的议程是会议目标的路线图。同样，要包含的内容的具体细节可能会有所不同，但目标是议程就是布置:

• 会议的目的。
• 应该讨论什么话题，以什么顺序，讨论多长时间。
• 谁将被邀请参加会议。
• 会议将在何时何地举行。

考虑到不同的团队有不同的类型的会议，议程格式可能会有所不同。你可以通过设置shareable来创建一致性会议记录模板作为你每次会议议程的起点。

尽快将议程分发给与会者。但不要只是发送议程，然后就完事了。列出每个人需要为会议做什么准备(如果有的话)。

征求反馈意见，看看是否有遗漏的主题。这将让你的参与者对会议有更多的自主权(这是一件好事)，它将揭示必须解决的挑战。

在这一点上，您还可以与任何不能参加会议的人分享议程，以便让他们了解情况。

3.钉物流

井井有条的会议准时开始。这意味着你需要的任何设备都已经准备好了，座位也安排好了，任何需要打电话的人都可以轻松做到。

你最不想看到的就是，当你试图弄清如何共享你的屏幕时，一屋子不耐烦的人都在你身后盯着你。

创建你自己的会议后勤清单，这样你就不会错过任何东西。确保包含如下变量:

1. 餐饮或点心。
2. 会议所需的任何材料。
3. 技术设备的需求。
4. 座位安排和房间设置。

你为每一次会议分配多少时间也是一个重要因素。许多会议安排的时间比实际需要的时间长，导致会议精疲力竭，感觉时间被浪费了。

如果你想把一个很长的会议缩短，这段视频教你如何把会议时间缩短一半。

参加会议的基本规则

杰夫·贝佐斯定个规矩在亚马逊，每个人都只被允许使用记叙性备忘录作为会议文档，而不是任何类型的powerpoint风格的演示文稿。

你不必照搬贝佐斯的做法，但你得自己制定基本规则或与自己相适应的“会议礼仪”公司独特的文化风格和沟通偏好。

想想你希望人们在你的会议中如何表现。然后，创建管理规则:

• 当人们会说话或不会说话时。
• 使用技术，如笔记本电脑，手机等。
• 开会时吃东西或喝东西。
• 如何确保虚拟雇员或承包商包括在内。
• 对会议参与者的其他要求。

会议管理

的关键控制好会议的数量问自己一个问题

真的有必要开这个会吗?

麻省理工学院的研究显示员工平均每周花近6小时开会。对于高级经理来说，这个数字飙升至23。25%到50%的情况下，那些会议是无效的。

雇主的成本是巨大的。但你可以通过避免召开会议的默认习惯来进行反击。

考虑备选方案。也许你可以通过与几个关键人物的两次简短的一对一会议来完成你需要的工作，而不是召集一次全体会议。

不管怎样，重要的是要养成这样的习惯:只有在开会是实现目标的唯一途径时才开会。

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成功召开会议

有了一个有效的会议策略，成功的会议就像坚持你的计划一样简单。

如果你没有主持过很多会议，那就需要一些练习。但是遵循这些步骤，你会很快适应的。

开始会议

会议的开始为你们的讨论奠定了基调。在信中，一定要重申:

1. 你们会面的目的。
2. 根据你要召开的会议的类型，制定具体的基本规则。
3. 对讨论主题的简要概述。

一旦你回顾了这些事情，会议就可以开始了。为迟到的人复述，避免拖后腿。他们可以赶上他们的日程。

坚持议程

随着会议的进行，人们会跑题。作为领导，你必须在分心的事情破坏会议之前把它们排除在外。

你还要确保小组讨论所有他们需要讨论的话题。

如果需要,把议程作为你的工具引导讨论:引导讨论回到适当的话题或下一个主题不要害怕打断别人。

了解你作为讨论领导者的角色

作为讨论的领导者，你的工作不仅仅是确保每个议程项目都被选中。

例如，如果人们没有做出贡献，或者他们被人议论，那就得靠你来帮助他们发声。征求意见，回到那些被打断的人身边，告诉其他人不要打断演讲者。

这对于打电话来的远程工作人员来说尤其重要。作为讨论的领导者，你选择每个参与者都是有原因的，所以无论他们是在电话里还是在会议室里，你都需要他们的贡献。

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有效的会议是需要召开的

关于召开一次富有成效的会议，我们还没有花太多时间讨论的一个方面是，会议是否应该存在。

如果你的会议不需要召开，那就很难充分利用每个人的时间。

所以，你们一开始就应该开这个会吗?这里有一个有趣的小测试可以帮助你找到答案:

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会后:联系、分享和改进

会议的结束意味着做出了决定，得出了结论，或者产生了想法。在任何情况下，这些决定、结论或想法必须通知您下一步的步骤。

否则，你们的会面就像没有发生过一样。

为了避免这种情况，将在会议中生成的信息与正在进行工作的工具连接起来，例如CRM或项目管理软件。

此外，虽然举办一场有效的会议需要你有选择性地选择与会者，但你公司的其他人将从会议中讨论的信息中受益。

你可以在电子邮件中总结会议内容。或者，更好的做法是，在公司聊天中分享你的会议记录和总结。

最后，不要停止进步。征求与会者的反馈意见;找出他们认为最有价值或需要改进的地方。

除了激发新想法，征求反馈会让你的会议更合作，更有效，(我们敢说吗?)更有趣。

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