如何为富有成效的会议创建有效的会议议程[+4个例子]

想要召开富有成效的会议?人们可能倾向于认为只需一些最佳实践即可。

以正确的态度出现。让每个人都参与。注意时间，确保会议按时结束。

虽然这些技能确实很有价值一旦你进入房间实际上，真正有效的会议早在会议日期之前，甚至在发出邀请之前就已经诞生了。

这一切都始于有一个富有成效的会议议程。

伟大的会议之所以发生，是因为会议是实现一个重要目标所必需的。的会议目的在领导决定谁需要参加会议以及会议如何进行之前，必须有明确的定义。会议议程恰恰做到了这一点，它在会议前是团队准备的工具，在会议中是指导。

一个有效的会议议程清楚地陈述会议目标和讨论主题。它是用一种帮助团队成员在会议前、会议中和会议后达成一致的方式编写的，提供了所有必要的信息来帮助团队取得成功。

表的内容

提示和技巧

1. 什么是议程?
2. 如何创建你的议程+ 5个建议
3. 利用议程做笔记
4. 处理操作项

会议议程的例子

1. 经理1:1
2. 每周的小组会议
3. 全体人员会议
4. 执行每周的会议
5. 探索80多个其他模板

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定义:什么是议程?

议程是在会议开始前创建的，它是会议活动和讨论的列表，将在会议中涉及。它们按顺序排列，通常是一个列表或一组要点。

一个有效的会议议程可能是一个非常基本的主题列表，但它也可能是一个更复杂的文件。具体要包括多少细节取决于你要举行的会议的类型，以及你想要如何组织。

一个快速一个主题挤作一团可能根本不需要议程，而全体会议应该仔细计划，以最大化团队在一起的时间。

议程明显不同会议指出通常是从会议议程开始的，但会包含更多关于会议期间发生的事情的信息，比如决定和下一步的步骤。

例如，一个议程可能包含一个需要回答的问题，例如，“讨论:我们是否应该将团队范围的撤退推迟到2022年?”

然后，在你的会议笔记中，在讨论之后，你可能会写下，“由于整个团队在COVID-19高峰期间旅行的风险，决定推迟到2022年。”

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如何制定会议议程

制定一个好的会议议程的第一步是决定使用什么样的文件。这设置了会议参与者创建、共享和引用您的议程的容易程度。

格式化议程的选项包括:

• Word文档
• 谷歌文档
• PDF
• 电子邮件
• 把议程放在日历邀请里
• 使用一个document-in-folder像Evernote或OneNote这样的笔记应用
• 使用一个基于日历的会议笔记软件像雨果

你要考虑是否有其他人需要为议程做贡献或能够对其发表评论。如果是这样的话，用电子邮件发送议程将增加摩擦，所以采用更共享的方法将是有用的。

例如，您可能想要设计一个漂亮的议程PDF在会议前打印。使用这样的格式会使其他人很难或不可能对议程提出建议，或者如果他们要在你的会议上发言，就用更详细的内容填充他们的部分。这就是为什么共享文档通常更可取。

但是，不管你的议程选择什么平台。

下面是一个例子团队会议议程．从一个议程模板开始，一个好的会议议程和一个伟大的会议议程之间的区别在于细节。

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继续往下读，看看如何制定最佳会议议程的最佳实践。

小贴士:提前制定会议议程

尽早制定议程有很多好处——从缩小会议目标，这有助于确定谁需要出席会议——到为所包含的讨论主题估计一个现实的会议时长。在发出邀请之前列出会议内容，可以增加与会者提前准备的可能性，因为他们知道议程上有什么。

为了制定有效的会议议程，你需要记住以下几点:

提前制定好议程以便分享。

在大多数情况下，春季会议的目标和讨论主题在会议当天是没有成效的。

这可能适用于具有低风险决策目标的每周会议。但是，更明智的做法是养成分享深思熟虑的会议议程的习惯，让与会者有提出改变建议的空间。议程在被分享的时候更有力量，而且与会者可以为议程贡献自己的力量。

无论是需要包含一个关键的信息来通知会议，还是需要分配更多的时间在一个团队成员觉得比它看起来更复杂的主题上，尽早使与会者参与形成一个强大的基础，并赋予与会者自主权。

更重要的是，提前制定议程可以让会议领导者有足够的时间组织想法和目标，并确保在会议当天议程中没有遗漏任何重要的内容。

不知道从哪里开始?看看这些样本会议议程模板寻找灵感。

决定正式或非正式的议程。

这些每周的低风险内部会议可能需要一个不同的议程风格，而不是与一个新的潜在合作伙伴会面。非正式会议的议程可能简短而简单，就像这样:

这样的议程是富有成效和高效的，因为它假设了很多事情……

每个人都知道从“家务管理”中可以期待什么。

乔已经得到足够的通知，他将做一个10分钟的报告。

而且，与会者已经充分参与到营销活动中来，能够找出优势和劣势，并进行头脑风暴来调整。

也可能已经有了内部讨论/头脑风暴实践，以确保所有的声音都被听到。

这样的非正式议程是可以的，只要与会者熟悉会议的每个阶段所使用的流程。尽管如此，提前分享它，这样乔就可以沟通他可能需要更多的时间，或者其他团队成员可以建议更多的头脑风暴分配，这有助于确保会议将是富有成效的。

一个合作伙伴会议当然，这是一个可能需要更正式、更详细议程的会议。在被邀请的时候分享一份写得很好的会议议程，让内部和外部的每个人都有同样的机会来准备和提供需要的反馈。

在你的议程中使用面向行动的语言。

最好的议程主题也不仅仅是程序性的列表。他们把这部分会议的目标解释为一个行动。例如，“为下一个活动进行头脑风暴调整”比简单地说“头脑风暴”要有力得多。

这里有一个超短的视频，解释如何创建充满行动的议程。

确定会议目标，并清楚地表述出来。

为什么要开会呢?

在制定有效的会议议程之前，一定要清楚会议的目标是什么。制定一个明确的目标陈述(或几个)不仅可以帮助被邀请者预测他们需要做什么来做好准备，也有助于指导议程的制定。

有一个简单的方法可以帮助与会者做好准备。在议程中，包括任何需要在会议中回答的问题。

提问比没有描述问题的模棱两可的陈述更能激发思考。例如，与其说“讨论营销活动”，不如说“这个活动做得好吗?”没有什么?为什么?”

在制定议程的这个阶段，问问你自己:“我们怎么知道我们的目标什么时候实现了?”想象一下一个成功的会议结果会是什么样子。一定要把期望的结果清楚地写在议程上。

确保以合理的方式安排演讲、讨论主题等以及相关的目标。如果之前的营销活动的结果还没有被分享，那么头脑风暴可能会产生很多无用的建议。

再给你一句建议会议的目标:如果他们似乎只专注于信息分享，那么认真考虑是否有必要开会。如果信息可以以一种资源需求较少的格式共享，这可能是一个更好的选择。

会议需要许多人在工作时间找到一个共同的时间聚在一起，如果会议的目的不能证明努力是值得的，这就会对工作效率产生负面影响。更好的会议想法是需要合作的，比如客户会议，事后检验，新员工培训,或一对一交流．

在会议前做好准备。

没有什么比参加会议的人没有准备好讨论手头的话题更糟糕的了。虽然清楚地陈述一个目标可以帮助减少这种情况发生的可能性，但另一个选择是在发出邀请时在议程中包含期望。

例如，如果与会者需要熟悉某些文件，才能合理地参与到一个讨论主题中，那么尽可能地说明并将这些文件附加到议程和会议邀请中。

甚至上面的非正式议程也指出了分配给每个议程项目的时间和每个阶段将有哪些人参与;这是因为这些信息对准备工作很重要。

当所有的与会者都了解了会议的预期速度和参与程度，这就加强了提前准备的必要性，并有助于在会议开始后保持会议的主题。

事先与所有被邀请的人共享一个构建良好的议程，每个人在会议当天都能达成一致。然而，该议程的工作远未结束:它将有助于调整会议节奏、集中注意力和记录会议进展。

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利用议程在会议中做笔记。

正如前面提到的，伟大的会议领导者做的第二件事是创建会议笔记填写议程表。一种方法就是找一个记笔记的人。

用记笔记的人最大限度地提高效率。

记录会议记录的方法有很多，但最有效的做法之一是指定一名记录员，在会议结束后将记录分享给所有与会者(以及其他需要知道发生了什么事情的人)。

这可能是通过共享文档，甚至是在会议结束时拍摄并共享的白板来实现的。会议记录平台像雨果然而，事情比那容易得多，特别是有了一个准备议程引导笔记。

遵循议程，并在过程中做笔记。

如果议程项目已经安排妥当，那么随着会议的进行，向下移动议程应该是相对容易的。

在每个阶段分配的时间和与会者也应该有助于保持会议的工作，确保每个议程项目得到关注和(希望)决议。

编写良好的议程的另一个好处是能够使用它们充分利用笔记．直接在会议上写笔记有很多好处。它将会议记录放在背景中，既为记录者，也为稍后审阅笔记的人，特别是那些没有出席会议的人。

在议程上填写会议记录还可以明确哪些会议目标已经实现，哪些目标还需要采取行动。分配团队成员行动项目在会议记录中注明截止日期可以让关键信息放在一个容易浏览的地方:每个人都可以访问的议程。

与一些现代生产力工具在美国，会议结束后，大家就可以立即访问新版本的笔记式议程，以便每个人都清楚接下来的步骤。

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行动项目:也要记录它们，并分配它们。

大部分工作都是为了制定有效的议程和运行大会议正在准备中，有些是在会议期间发生的。然而，在会议结束之前，你可以做几件事来确保会议达到了它的目标，并确保未来的会议也达到了目标:

回答问题。

休会前，询问是否有人有任何问题。准备好应对任何情况，从一个人在一个小问题上不清楚，到整个团队对会议的目标是否实际实现感到困惑。

如果在议程中分配了回答问题的时间，就不应该有压力去匆忙完成，以确保每个人都了解哪些预期结果得到了满足，哪些结果没有得到满足。

审查会议。

特别是在工作时建立更好的会议文化，在会议结束时问与会者:

会议开得怎么样?

什么时候好?没有什么?

下次有什么可以做得更好?

从这些问题中收到的反馈可以为今后更好的会议提供信息和塑造。

有了合作准备，团队随时准备好继续工作，并进行深思熟虑的反思，在会议上浪费的时间就会成为过去。在强有力的会议议程的帮助下，工作效率提高了，脱离感下降了。

准备好创建有效的议程并领导更好的会议了吗?浏览一些会议议程模板现在就开始吧!

了解更多:想让你的会议变得重要吗?跟进后

有效的会议议程例子

下面是更多好的会议议程的例子。每一个都可以作为Word文档下载，复制为谷歌文档，或添加到您的免费Hugo帐户。(Hugo是一款会议管理软件。)

以上所有的会议议程模板都来自我们的80多个模板库，用于各种类型的会议。浏览完整的会议议程模板库．

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