如何将1小时的会议缩短到30分钟

你是否有一种预感，那些反复出现的长时间会议正在妨碍你?

收回那些宝贵的时间。告诉你的团队你要做一个实验——把长时间的会议缩短一半。

看看上面的视频，看看怎么做。

成绩单

基本上，我想让你去你的团队，我想让你说，“嘿，让我们做个实验。”我要你把一个一小时的会议减半。

大家好，我是罗伯，我是雨果，今天我们要讨论的话题是我非常关心的。不，这不是墨西哥卷饼。我们正在讨论如何把一个小时的会议缩短到30分钟。

你是否觉得有时候你的时间被浪费在了那些本来可以更快完成但结果还是一样的冗长会议上?好像你还能从会议中得到所有的价值，但我们真的需要花一个小时吗?如果是的话，这段视频就是为你准备的。

以下五个步骤可以将一个小时的会议缩短到30分钟。

好的。第一:把你的数据写进议程。

所以你的议程可能会说，我们要审查一些数据，或审查一副牌，或审查一个项目，或看一些东西，但如果人们第一次看到这些信息是在他们出现的时候，就会花更长的时间来处理，讨论和决定基于这些信息的事情。把它放在前面。

好的。第二点:总结你的更新。

所以很多会议都有一个部分，人们在那里更新会议进展。再一次，我们可以通过要求人们提前总结他们的更新来真正简化这个过程。你知道，会议议程上的几个要点。

它的作用是，让人们理清自己的想法，确保他们把注意力集中在正确的事情上，而不是对正在发生的事情进行漫无边际的解释。有时候，你知道，有时候几个要点就足够了。这可以使你的更新部分，通常是会议中最长的部分，变成最短的，每个人都在看要点。可能会问几个问题，然后我们继续。

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好的。第三点是使用停车场。

所以停车场是你会议记录的一部分，你把你故意决定不谈论的重要的事情放在那里。所以，如果你正在就一个特定的话题开会，而这又导致了其他需要讨论的事情，要么是头脑风暴中出现了一些非常棒的想法，要么是这个话题影响了其他一些项目或决定。但这些决定真的不是这次会议的一部分……把它们放在停车场里。

把它们放到你的笔记底部就行了。比如说，嘿，我们说好以后再谈X Y Z，

4号。还有，你知道，这个已经是我最喜欢的了，因为我喜欢视频——在会议之前录一段视频。

在很多会议上，你会花时间看一个演示，一个人讲解一些信息。然后我们一起看，然后是讨论的时间，以及为什么每个人都来开会的原因。

你可以把整个演示文稿剪掉，让人们有更多的机会去思考他们的反应，通过发送一段视频的形式。

这可能是截屏。可以是你在手机上录的视频。它可能只是一个视频，实际上它是音频。有很多方法可以提前展示信息。

我们在一些产品会议上的做法是，有人会发送一段视频，上面说:“这是我正在考虑的功能的模拟。这是它背后的原理。准备好在会议上讨论这个问题，然后我们就可以出席并进行讨论，而不必一步一步地进行那些模拟。”

这是简化会议和打断会议的好方法。把一天一分为二，让人们在自己的时间里消费信息。

好的。第五是限制你的会面时间。

在大多数组织中，我们会谈论空闲时间，如果你的日历上有空闲时间，那么我们就可以在空闲时间预约一个会议。我觉得这太疯狂了。我们把这段时间称为空闲时间，这很疯狂，因为你的时间和注意力是你在工作中最昂贵的部分。

它不是免费的。它很贵。

不要认为所有的时间都是免费的，我建议你和你的组织限制每个人参加内部会议的时间。在Hugo，我们有一个“10%规则”，这意味着你每周只能花10%的时间在内部会议上。

现在，这还不包括客户会议和其他一些事情，但这给了我每周40个小时中的4个小时用来开会。这不是很多。

这意味着我花在会议上的每一分钟都是极其宝贵的。你知道吗?就像，“天哪，我花了整整一个小时的预算在这上面?这一定很重要。”

10%可能并不适合你。这可能很疯狂，但很多专业人士每周有30%到40%的时间都在开会。疯了。如果你试着把它带回来，如果你说，“嘿，我们会努力的。我们将把每个人的时间限制在20%以内。”

我想你会惊讶于每个人在会议中对彼此的时间有了多么多的尊重，会议是如何突然缩短的。你们知道，我在这个视频中使用的其他一些技巧是有用的，因为这是你们能做到的唯一方法。当你看到所有这些时间，你必须完成工作，专注地做不可思议的工作，推动你的业务成功前进。

以上就是减少冗长会议的五个建议，把它们减半。意义可以成为公司成功的驱动力，但也可能成为阻碍你专注工作的阻力。因此，我希望这些技巧能帮助您降低这些会议的总体运行时间。

我是Rob和Hugo。我们做的是会议记录软件，下次再见。

(烟道)

把那些离题的话题停在你的停车场里。

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