如何在你的下一次社区会议上取得好成绩✅[+免费范例议程]

社区会议代表着陌生人聚在一起为一个公共项目工作，无论是在当地社区的一个充满激情的项目，一个大学社团，或一群志愿者。无论你建立的是哪种形式的社区，你都需要时不时地召集所有人开会。

会议是一个有用的讨论空间，因为他们的快速沟通方式使他们很适合一次告诉很多人的想法。但是，社区会议可能有大量的参与者，这可能会带来一些问题。

在本文中，我们将带您了解以下主题:

• 什么是社区会议?
• 你如何克服社区会议所面临的挑战?
• 你如何组织一个社区会议?
  

让我们开始吧。

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什么是社区会议?

与商业会议不同，社区会议是一个公开举行的论坛，允许较大组织或本地团体的任何成员参加。这些会议类型可以由任何数量的人或组织来举办，包括教堂、学校、非营利组织和私人俱乐部。

很简单，社区会议提供了一个论坛，每个人都可以聚在一起分享想法，讨论组织本身，并计划未来的活动。如果这些会议是完全公开的，它们通常会比商务会议花费更长的时间。特别是在与公众直接交谈时，你会听到很多不同的意见，这些意见可能会持续相当长一段时间。

即便如此，社区会议对于那些希望组织大量人员的人来说是一个至关重要的空间。会议是一种独特的信息共享方式，提供了一种人人都能参与的沟通和建立共识的途径。

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社区会议通常面临什么挑战?

社区会议有其自身的困难。虽然其他会议形式通常有一个在整个业务中重复的结构，但这些会议需要更多的预见性，以确保它们尽可能有效。

由于许多不同类型的会议可以归入社区会议的范畴，我们将概述一些可能出现的一般问题:

• 让人们参加
• 时间限制和调度
• 找一个适合所有人的房间或地点
  

让我们进一步分析一下。

让人们参加

特别是在为公众群体举办社区会议时，很难确保每个人都真的出席了会议。没有什么比准备一份列有一系列行动项目的会议议程更令人沮丧的了，结果却没有人真正出现。

虽然社区会议的出席率是出了名的低，但你可以采用一些策略来确保更多人来参加。我们建议您:

• 在线召开会议:统计数据显示在线会议的出席率通常比面对面会议高．考虑到你的社区里的人可能会忙于其他事情，他们只会在这个项目上投入一小部分时间，确保参加的障碍尽可能少是关键。即使他们在家，他们也能立即登录到你的会议空间，消除了会议可能给他们带来的不便。
  

• 在邀请的同时发布会议议程:71%的会议被认为是浪费时间由那些参加他们的人。由于这些事实，建议你把召集会议的原因发送给与会者。在您的社区会议议程中，您应该包括您打算讨论的一系列议程项目，以确保人们能够看到您召集他们开会的原因。如果他们相信开会是有真正的原因的，他们就更有可能来。
  

• 在会议结束后发送会议记录:采取会议指出在每个行动项目下面，你会向每个收到会议记录的人展示你所涵盖的内容。一旦他们看到你的会议议程被严格遵守，他们就会意识到你并不是在浪费任何人的时间。展示你的讨论是迅速的，有效的，对某个项目的进展有用的，这会向每个人证明这些会议是值得参加的。如果你定期发送记录，它也会让那些根本无法参加会议的人知道他们错过了什么，让他们了解情况。
  
  

当你遵循这三个建议时，你的与会者将更容易进入你的会议讨论。尤其是当你要谈论的话题特别重要的时候，尽你所能确保大家都能参加是一个好主意。

有效地召开会议最重要的部分之一是确保你的团队成员感到舒适。要做到这一点，提前发出邀请，附上议程，让他们知道会议的进展，跟进会议记录，把每件事都做好。

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时间限制和日程安排

当管理一个社区项目时，无论是课后会议，读书俱乐部，还是几个委员会会议中的一个，你会有很多不同的时间表需要考虑。因为每个人在不同的公司工作，有不同的工作时间，你可能很难找到一个每个人都自由的时间。

为了避免混淆，你应该提前发送潜在的时间段，并通知尽可能多的人进行回复。通过电子投票系统这样做可以确保你可以选择大多数人都有空的日期。虽然让每个人都参加会很好，但一个简单的事实是，冲突的议程可能会使这成为不可能。

把你的活动安排在一周中大多数人都有空的时段，这将有助于增加出席的人数。

找一个适合所有人的地点

虽然一些社区会有一个市政厅，每个人都可以聚集在那里，但很多社区没有。特别是如果你的社区相隔较远，找到一个中间地带可能比你最初想象的要困难得多。

为了克服这个问题，我们强烈建议您将下次会议转移到网上。没有所有社区成员的通勤，每个人都可以更容易地参加。另外，用在线工具发送议程和附加会议记录之类的雨果这样，你就能有效地进行会议，而不会遇到麻烦。

如果你还没有，启动电脑，发出邀请，把你的社区会议转移到网上。

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社区会议议程模板

一个社区会议议程模板应该足够复杂，以至于你将要涵盖的所有要点都被写下来，但又不能太复杂，以至于用户看了一眼就会说:“好吧，我没有读那个。”

为了简单起见，我们将社区会议议程分成4个步骤:

• 介绍:介绍会议参与者、会议负责人和会议目的。
• 问题:确定您试图解决的问题，以及为什么它们是社区会议参与者的问题。然后过渡到头脑风暴会议去解决它们。
• 想法:从这个头脑风暴会议中，找出最好的想法，并更详细地概述它们。
• 项目:把这些想法变成行动项目，以便在会议中继续推进。
  

这四个是-介绍，问题，想法，项目-将给你一个粗略的结构，你可以建立在上面。通过包括这四个方面，每个参加会议的人都将确切地知道他们为什么在这里。

如果你正在寻找想法，那就利用社区的力量来产生它们，作为一个小组进行头脑风暴。虽然这可能会花费一些时间，但与你打交道的人的数量也会成为一个好处，因为你会有更多的人想出解决方案。

任何会议，无论是商业会议还是社区会议，都应该以行动项目结束。这将使每个人清楚地了解他们下一步要做什么，展示这次会议在克服特定问题方面是如何有用的。

其他会议议程模板

如果您不喜欢这个社区会议议程的风格，请浏览Hugo提供的80manbetⅹ网页版登录入口多个免费会议模板．虽然这些大多是用于团队会议议程模板的，但您可以从中获得灵感，从这里或那里提取一个议程项目，自定义一个您喜欢的最终会议议程模板。

你可以在不同的类别中移动，直到找到一个适合你的简单议程。只要进行一些编辑，就可以很容易地成为社区会议的完美会议议程，无论您为哪个组织安排会议。

通过遵循本文中的提示，您将顺利地为您的组织举办一场精彩的社区会议。

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