Stop Saving Meeting Notes in Folders (How To Keep Meetings Organized)

具有讽刺意味的是，我们在工作中进行的最具人际关系的活动之一，也是与我们的同事不可思议地脱节的事情。

我说的活动是开会原因如下。

工作进化了，我们的工具也进化了。如今，我们的工作方式比以往任何时候都更具有协作性和关联性。

但是由于我们计划会议、运行会议和记录会议信息的方式存在遗留问题，会议仍然是不相关的。如此多的问题源于对待会议议程和笔记就像对待其他类型的标准笔记一样。

虽然我们使用协作软件(如Jira)规划项目，并在实时平台上与同事聊天(如Slack)，但大多数人的会议记录只是一个简单的旧文件，无论是数字的还是纸质的。

结果是，会议——大多数公司最大的开支之一——最终往往是浪费时间。会议本身是低效的，来自会议的任何信息都没有被充分捕获或共享。会议不会成为公司动力的来源，而是成为摩擦的来源，成为信息被埋没或丢失的地方。

如果我们想要改变会议被破坏的方式，我们必须改变我们对关键会议文件的思考方式:我们如何计划会议(议程)，以及我们如何记录见解和下一步(会议记录)。

文件夹中的文档=隐藏在竖井中的信息

大多数笔记应用程序将文档组织在文件夹中。一些应用程序称这些文件夹为“笔记本”，但概念是一样的——一个文档可以放在一个地方。要找到关于那次会议的信息，你必须知道去哪里找。

即使是看似协作的文档——比如谷歌文档——当创建和组织在文件夹中时，也会自然而然地变得孤立。文件夹需要持续的关注，以提醒其他人所称的“协作”文档的存在。你必须设置正确的共享设置，然后每次都把你的笔记放在正确的地方

将会议记录存储在文件夹中会使团队更难组织、共享和检索信息，而且如果不求助于其他工具，几乎不可能根据会议中发生的事情采取行动。前提是你足够幸运，所有人都使用同一款笔记应用程序或软件。

这就是为什么在这种环境下，许多人更喜欢用电子邮件发送笔记和议程是完全有道理的——这是防止它们完全丢失的唯一方法。

解决办法从你的日历开始

在Hugo，我们认为会议议程和记录应该与会议事件相联系。这就是为什么我们的方法是根据您的日历组织您的会议文件。

在每个日历事件中都有大量的数据，使您的会议记录和议程更易于搜索、共享和执行。

以日历为中心的笔记可以自动自组织

组织信息是一件痛苦的事。这需要时间，这就是为什么很多人不这么做的原因。如果您使用的是基于文件夹的组织方案，即使文档确实进入了正确的文件夹，找到您要查找的内容仍然会很麻烦。

如何选择将信息放入哪个文件夹?

会议由多个人、多个公司和多个团队参加。它们跨越时空存在。它们包含了一系列主题。

不过你只能选择一个文件夹。

使用基于文件夹的笔记工具，定位信息的主要方法通常是基于关键字的搜索。由于信息量太大，因此很难或不可能通过任何细微差别或过滤来检索信息。

相反，Hugo以日历为中心的方法允许基于日历邀请中的所有数据自组织会议记录和议程。如果有人在和你开会，默认情况下Hugo会主动与他们分享议程。会议记录也是如此。

不做任何东西你可以根据谁在那里，他们在哪个团队，他们在哪家公司找到你的笔记——所有这些都会自动发生。

(当然，如果您愿意，也可以将文档设置为私有。)

团队活动的笔记不应该存在于真空中

通常情况下，在会议中，你会有一个相对较小的小组，在一扇紧闭的门后进行讨论，可能是实体门，也可能是虚拟门。然而，会议的内容在会议之外也可能有用，无论是在其他时间，还是对没有参加会议的人。

因此，除了与其他与会者自动共享笔记和议程之外，我们还可以让组织的其他部分更容易保持同步，无论是通过将笔记发布到Slack上，还是将笔记归档在一个集中的存储库中，以便在需要时，团队可以查找和检索这些笔记。

无论哪种方式，当您启用会议透明度时，您通常会看到两个好处。一个是人们感觉更多内情的他们可以跳过一些会议，因为笔记提供了足够的信息。另一个原因是，团队变得更加团结和更有能力，因为您默认主动共享信息，而不是将其隐藏在文件夹中。

会议记录往往与其他会议有关

大部分人的会议都是重复进行的——在一致的基础上，以完全相同的会议标题进行。此外，还有许多其他的会议是一系列会议的一部分，在这些会议中，您与类似的人一起为一个项目工作，或管理客户关系。

同样，对于这些团队同步和客户签到，如果您将会议存储在文件夹中，则只能从一个维度的信息中进行选择。

但是当采用以日历为中心的方法来存储数据的会议记录时关系在美国，相关会议的记录很简单。这使得查看上周的会议上发生了什么，或者上一次与客户的会议，变得非常容易，只要你的会议记录是以日历为中心的。

链接文档:事件、议程和笔记。

我们不要忘记，在旧的做事方式中，每次会议可能有三个“文件”。您拥有会议邀请本身(在日历中)、会议议程和会议笔记。

会议邀请出现在你的日历中，议程通常出现在事件描述中(尽管不支持丰富的格式，也不适合放置议程)，如果有人足够幸运地分享了会议记录，那么任何会议记录都可能出现在你的电子邮件中。

会议内容如此杂乱无章，除了丢弃或丢失信息外，你很难做任何事情。

相反，使用我们基于日历的方法，您的会议、议程和笔记都可以从数据的角度很好地链接起来。这可以很容易地包括每个人都可以贡献的一个协作会议记录，或者为不同的人提供多个记录。都和同一个会议有关。搜索这些信息就像在Hugo中搜索其他任何东西一样容易。

日历是众多工具中的一种，但不是唯一的

日历是Hugo的第一个集成，但我们并没有止步于此。

许多公司喜欢将会议记录存储在CRM中作为最佳实践。这不是问题。通过与Salesforce、Hubspot、Pipedrive等领先的客户关系管理系统的集成，Hugo可以自动将您的会议记录同步到您的客户关系管理系统中正确的联系人和帐户，使用的是——你猜对了——从日历中收集的数据，在这种情况下，就是会议的参与者。

我们还集成了所有领先的任务管理程序:Jira, Asana, Trello和Todoist。

正如会议文件不应该丢失在文件夹中一样，任务和行动项目也不应该丢失在会议记录中。只需很少的工作，您就可以将会议记录中的下一步步骤推到真正属于它们的其他系统中。

使用已连接的会议记录结束会议断开

会议不仅仅是做决定的地方，它们对团队文化也有不成比例的影响。当你把你的会议记录与你的日历和其他工具连接起来时，你不仅开放了信息流，还创建了一个更一致和透明的团队文化，在这种文化中，会议成为了速度和成功的源泉。

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