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7个最好的工作流管理工具

好的工作流工具可以为团队成员创建清晰的路径来完成定期发生的任务和项目。它允许团队保持协调，消除信息或批准方面的瓶颈，并避免交叉沟通和混乱。

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在这篇文章中，我们不仅总结了我们的列表:

什么是好的工作流管理工具?
工作流管理工具的基础知识
7个最好的工作流管理工具

最后，我们甚至提出了一种强大的管理搜索的方法，同时让那些需要了解或合作的人保持知情。

首先，什么是好的工作流工具?

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什么是好的工作流工具?

对于任何给定的团队或公司来说，好的工作流工具的具体功能将根据特定的需求而变化。因为每个团队的需求都是不同的，一个全面的必备功能列表是没有帮助的，甚至是不可能的。

更高效的分析从高级的、功能的角度考虑工作流软件。

一个好的工作流工具应该:

允许创建明确定义的工作流。
允许工作流的优先级
允许轻松监控工作流
允许工作流的持续细化和优化

工作流软件的一些关键特性可能包括:

基于云计算架构
一个无代码的工作流设计空间
所见即所得表单设计器
与其他应用程序集成，特别是常见的云应用程序
KPI报告
SLA跟踪和状态数据
可定制的通知

正如最佳的特定工作流工具解决方案因公司而异，各种方法也各不相同类型工作流管理。

工作流管理有四种主要类型。

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工作流管理的四种主要类型是什么?

流程或顺序工作流管理

一个流程工作流管理，也称为顺序工作流管理，是最简单的一种工作流管理。这是为单一任务或极其简单的项目设计的基本系统。它沿直线前进。它通常用一个简单的流程图来设计。工作流的进程从一个任务到下一个任务，总是以相同的方式进行，直到完成。它会以设计好的方式重复很多次。

项目工作流管理

项目工作流管理在线性结构上类似于过程或顺序工作流管理。但是它更复杂，因为它必须考虑到复杂项目的所有步骤，其中一些步骤是相互依赖的、相互依赖的或唯一的。这样的工作流通常是针对一个特定的复杂项目设计的。由于它所要管理的复杂项目的性质，它总是涉及不止一个人。

状态机工作流管理

一个状态机工作流比过程或项目工作流管理复杂得多。它本质上是定义项目状态的数学抽象或算法，从而指导接下来的步骤以实现所需的状态。它接受已定义的输入，并计算和监视项目的状态。一个简单的学术例子是候诊室的“舒适”状态。工程师可以定义一个温度、湿度和光照范围。然后传感器可以读取这些值，并可以指示人类或机器调整输入——通过打开空调和打开灯。

案例工作流管理

案例工作流管理适用于没有明确路径或共同状态的任务。案例工作流管理的最常见示例是支持票据，但是该概念可以广泛应用于类似的需求，例如新员工培训新客户或新员工，客户推荐，收款。负责解决这些不同挑战的团队必须收集数据以开始解决问题，并继续收集数据以成功完成解决问题。它们依赖于智能人(或者，目前不太成功)智能机器人与数据和利益相关者进行交互，以成功解决问题。

在了解了工作流管理的四种主要类型之后，现在是时候深入研究任何工作流的三个基本功能了。

这三个基本组件适用于工作流的每一个理论，也适用于工作流的每一个现实实例。

工作流的三个基本组件是什么?

输入

输入是定义特定任务或步骤并完成它所必需的信息和资源。万博手机版app下载

转换

转换通常是整个工作流的大部分，是一组已定义的规则，用于接收和处理输入以达到所需的结果。

输出

在转换的最后出现输出。它通常包括地面上的新现实——例如，客户投诉得到了满意的解决。它总是包含新数据，用于记录或进一步处理。

最好的工作流管理工具如何带来远远超出效率的优势

众所周知，为你的团队或公司选择最好的工作流管理工具会在效率和效率之间产生巨大的差异，因此也会带来利润和损失。

但是工作流管理的必要性远远超出了通过降低低效率或加快生产来榨取一点额外的利润。

最好的工作流管理工具直接改善团队、部门或企业的关键、竞争性、人为因素。

糟糕的工作流管理工具会赶走人才

在这个人才短缺的时代，甚至是基本的劳动力短缺，不仅仅是有才华的个人，员工寻求的不仅仅是更好的薪水和福利。

他们寻找更好的工作环境。这意味着在团队或公司中，他们可以集中精力，富有创造力和生产力。

可以说，工作环境中最重要的方面之一是人们使用的软件。如果工作流管理工具是乏味的，不能很好地工作，导致瓶颈、误解和冲突——或者仅仅是不适合工作——那么日常的挫败感水平就会飙升，并保持在高位。持续的高挫败感反过来会导致更多的人员流动，员工敬业度降低，缺乏创造性和创新思维。

最好的工作流管理工具可以留住和提高人才

另一方面，好的工作流管理工具可以提供简单、直观的体验。这意味着员工更投入、更快乐、更有条理，更专注于他们的工作，而不是与程序、沟通或其他方面的问题作斗争上次会议上发生了什么．这将导致更少的人员流动，更富有成效和创造性的思维，更高的生产力，以及更强大的团队。

当员工全身心投入工作时，他们会对目前的状况更满意，不太可能为了更好的条件而跳槽。一个工作流程清晰直观、项目稳步完成的专注的工作环境，甚至比工资更重要，尤其是对最有才华和创造力的团队成员来说。

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7最佳工作流管理工具

1.雨果

Hugo的会议记录平台将工作流管理直接集成到会议中——业务发生的地方。

Hugo是一个最小的、功能强大的工作流管理平台，可以直接从会议记录中获取输入，在转换层中将它们路由到负责任务或流程的人员(无论这些人员是个人还是团队)，然后以议程等形式接收输出到下一次会议。

Hugo汇集了日历、文档、任务、责任等。Hugo赋予了一种独特的工作方式，使团队不仅能够更好地运行会议，而且能够更好地管理工作流，并使它们与会议的输出和输入完全集成。

Hugu完全支持上面列出的工作流管理工具的四个需求:它允许工作流的创建、优先级排序、监视和持续优化。

Hugo最适合绝大多数需要极简主义和灵活的工作流管理的用例。对于高度特定或复杂的用例，它可能不是最佳选择。

也许最重要的是，对于任何寻求最佳解决方案的人来说，这是一个免费的选择-对于小团队来说完全免费。

2.Proofhub

Proofhub对视觉项目工作流提供了出色的支持，包括摄影、插图、设计等等。它也没有你想象的那么复杂。例如，它本身不提供会计工具，尽管你可以与某些会计应用程序集成。尽管它没有试图把所有可以想象到的功能都塞进去，但它允许用户构造几个任务列表，添加任务，并通过子任务进行细分。

讨论通过评论进行，您可以从您的计算机，Dropbox，谷歌驱动器，OneDrive等附加文件。ProofHub有一个时间跟踪功能，可以让你更准确地预测任务和项目需要多长时间，并记录每个任务所花费的时间。

3.Bit.ai

Bit.aiis strongest for workflows that are document-heavy. Contracts, proposals, drafts, plans, designs, and more are organized and processed easily by Bit.ai, designed specifically for this purpose. It allows you to start smart workspaces around multiple options – projects, departments, teams, clients, and personal projects. In these smart workspaces, your documents are organized and can be shared on a granular basis of permissions.

它甚至允许以一种比简单的谷歌文档协作更复杂、下一代的方式实时协作文档。

集成包括100多个应用程序，例如OneDrive，谷歌驱动器，Typeform, Tableau, Airtable等。

4.Nintex

Nintex是一个高度复杂的企业级工作流管理平台。它实现了业务流程的自动化，具有拖放设计工具的特点，并且可以促进跨部门、存储系统、通信通道等复杂工作流和流程的可视化

它为复杂的团队提供了在内容上进行协作的能力，并为更强大和更广泛的自动化解决方案开发状态机。

Nintex最好的服务对象是那些精通SharePoint但不懂web开发或编程的高级用户。这允许他们为自己和团队从头开始创建表单，从而消除了对IT部门的过度依赖或对外部开发人员的需求。

5.蜂巢

Hive将工作流管理与人工智能引擎相结合，其结果已被谷歌、星巴克、康卡斯特和丰田的团队使用。它允许自动化的工作流管理，模板化的工作流创建，定制的工作流，应用内消息，以及在一个平台上的协作。此外，Hive还与Microsoft Teams、谷歌Workspace、JIRA、Salesforce等进行了第三方集成。甚至更多的集成是通过Zapier完成的。

Hive与众不同的一个品质是它的预测分析，可以帮助指导团队成员在工作流程中移动，以及改进现有的工作流程。