举办虚拟会议的8个技巧和最佳实践

还在寻找参与虚拟会议的秘密吗?

遵循以下建议，在你的工作中提高联系和效率虚拟团队会议年代。

所以，你们的会议是虚拟的。也许他们已经有一段时间了，但你正在寻找方法让他们变得更好。没问题!下面，我们为您介绍8个举办虚拟会议的技巧和最佳实践。

然而，首先不要忘记，虚拟会议只是一种新形式的常规会议。因此，所有典型的会议建议仍然适用。这包括以下内容:

• 提供一个议程提前
• 在会议前征求对议程的反馈意见
• 规划冰断路器和/或做介绍
• 指定一个网虫
• 设置会议的期望
• 尊重人的时间
• 鼓励参与
• 分配团队成员行动项目
• 分享笔记与与会者和缺席者在会后
  

覆盖这些基础，然后继续阅读，学习如何最大化地利用你的虚拟会议。

虚拟会议最佳实践

现在大多数虚拟会议软件都以视频会议为中心。这很棒，因为它最接近于重现面对面会议的体验。

然而，新技术需要时间来适应。而且，不管是好是坏，虚拟会议软件引入了需要考虑的新的沟通元素。以下是确保虚拟会议成功的一些建议:

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给每个人时间去熟悉新工具。

期望每个团队成员都能无缝地进入一种可能不熟悉技术的新会议形式是不现实的。在举行任何正式会议之前，给每个人时间下载、试验，甚至通过“测试运行”体验非正式的虚拟会议。

引入和测试聊天、屏幕共享、麦克风静音和虚拟举手等功能。确保每个团队成员都能适应你所选择的平台，然后再进行高风险尝试。

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提出清晰的虚拟会议实践。

与会者是否被要求在特定时间打开摄像机和/或静音?是多任务好吗?他们是可以在别人说话的时候使用聊天功能来介绍新想法，还是应该等到说话人说完?与会者是否应该用举手按钮来表示他们想发言?谁把话筒交给下一位发言者?

无论您决定采取什么政策，都要确保每个人都清楚这些政策，并指定一位准备公平执行这些政策的主持人。一个可以静音麦克风、观看聊天和排除技术问题的助手也可以帮助保持实践的一致性。

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确保团队成员有他们需要的东西。

如果在家里或用自己的个人电脑工作，像互联网连接、音频设备的反馈和家庭环境等问题都可能带来挑战。

考虑一下你是否可以提供带麦克风的耳机，公司笔记本电脑，或者提供补贴来支付高速互联网的费用。发送单独的电子邮件，询问团队成员他们需要为虚拟会议做什么准备。

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计划休息时间，特别是长时间的虚拟会议。

即使是面对面，也很难让与会者保持专注。每45-60分钟休息5- 10分钟会有很大的不同。如果合适的话，可以考虑允许出席者在介绍完之后关闭摄像头变焦疲劳．

如果会议包括长视频或幻灯片演示，休息时间特别有用。

给与会者一个充电的机会，回到他们的屏幕精神焕发，随时准备吸收所呈现的信息。

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探索平台的工具。

如果你要主持会议，花点时间在你的虚拟会议平台上转转。许多公司提供了一些很酷的功能，如匿名投票、屏幕共享、会议室和其他工具，这些工具可能使某些会议方面比面对面的会议更好。

对于那些怀念握手和打印传单等面对面交流的人来说，你可能会惊讶地发现有趣的科技替代品。

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预计故障。

他们发生。要有耐心和灵活性。为关键事项制定备份计划，比如在屏幕共享不起作用的情况下通过Slack或电子邮件分享演示文稿，或者在麦克风无法静音的情况下计划叫人进来。

这也有助于提前向与会者解释如果他们与会议断开会发生什么。一旦他们回来，是要让他们了解最新情况，还是要让他们参考会后笔记或录音来填补空白?

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有意识地包容。

对一些人来说，参加虚拟会议可能比参加面对面的会议更难。为了确保每个人都有机会做出贡献，不要总是问“有什么问题吗?”的查询。

相反，如果会议规模足够小，你可以向他们解释，你想给每个人一个分享想法或提问的机会，为了这样做，你会向下查看与会者的名单。叫每个人的名字，问他们有什么需要补充或询问的。

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得到反馈。

在一次或几次虚拟会议之后(或者现在，如果你已经在主持会议)，向与会者询问反馈．虚拟会议形式有哪些优点?还有什么可以做得更好呢?与会者希望在未来的会议中看到哪些变化?

经常回顾虚拟会议的优点和缺点可以帮助了解新的实践，并随着时间的推移进行改进。

记住:虚拟会议仍然是会议

虚拟会议的核心就是普通的会议。虽然技术可以为团队成员之间的联系创造新的挑战，但它也可以解锁新的机会。保持开放的心态，考虑使用支持性的会议软件，比如雨果为了让事情更简单，记住上面的提示，确保你的虚拟会议顺利进行。

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