The 4-Hour Meeting Week (How to spend way less time in meetings)

我在Hugo上班的第一天很轻松，直到我的老板Josh告诉我我们的10%规则。

他说:“这周你在加紧工作，所以我们有很多会议。”我还是不习惯他的澳大利亚口音。在我听来，乔什是克里斯·海姆斯沃斯的二重身。不过，在这之后，每周40个小时的工作中，留给内部会议的时间不要超过4个小时。这就是我们快速前进的方式。”

如果你的CEO告诉你(用雷神的口吻)每周开会不超过4小时，你会怎么做?你是不是在偷看你的日历说:“但是我今天有四个小时的会议?”

起初，我也认为这是一个不可能实现的目标。很多人有接近四个小时的second life每周上午9点到下午5点之间。

如果你熟悉Hugo, 10%的目标可能会让你感到困惑。我们制作连接会议笔记软件。那些投资提高会议效率的公司，难道不应该平均开更多的会议吗?

别误会我的意思。我爱会议。

但你知道除了开会我更喜欢什么吗?的进步。完成的东西。我喜欢一个组织的快速发展，当你不用每天都被签到和同步瓜分的时候。

10%规则只适用于内部会议。与客户会面是一项重要的活动，应该得到更高的津贴。但是,如果更少的会议听起来不错，这里有5种任何组织都可以减少会议的方法。

1.提前分享更新

任何会议议程中最常见的一个词是“更新”。“Hugo中22%的议程使用它。

什么是更新?对事物的位置和变化的简明解释。你可以用三个要点来节省三分钟的更新时间。

会议实时更新比会议记录更新要花更长的时间，这是有社会原因的。因为如果你能在20秒内解释你的进展，你的工作看起来就不重要了。不管是有意还是无意，人们总是会加入一些不必要的细节。

如果整个会议都在更新呢?跳过会议!让每个人分享三个要点，并阅读彼此的笔记。如果有什么需要讨论的，那你们就开会。

如果要讨论呢?更新完成后，每个人都做好了准备。你的30分钟讨论缩短到10分钟，你就能触及问题的核心。

2.做个视频吧

有时开会似乎更容易，因为它似乎更有效率。当面解释一件事比把它写下来要花更少的时间。但当你养成了这样的习惯，每一次信息传递都会默认为另一次会议。

相反，你可以考虑制作一个视频。

当你制作视频而不是开会时，你的信息就可以随时得到。我们称之为异步通信。你可以按照自己的时间表吸收信息。

织机是一个免费的工具，记录和私下分享视频，可以包括您的网络摄像头和屏幕。但视频有时似乎太过持久。一旦你开始录音，你就会投入时间去制作一个好视频。

为了解决这个问题，我们创建了一个名为Fade的内部工具。如果你结合织机和Snap，你得到Fade。这些视频很容易制作，但48小时后就会自动销毁。如果你犯了一个小错误也不用再担心了。就像在现实生活中，这种体验是存在的，却又消失了。

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3.别去开会就行了

如果你是一个跨部门的或管理的角色，你可能会觉得有必要参加很多会议。你需要随时了解最新情况。这并不是说你是一个必要的主持人;你担心你可能会错过一个重要的细节。

但是当你坐着开完没完没了的会议，你就是在浪费时间。

你需要的是优秀的、高级别的会议记录，不断地传递给你。理想情况下，这些笔记应该放在一个集中的地方，而不是放在同事的便签簿或随机文件夹里。所以不要参加会议，而是要对方做笔记。

4.为单口相声起立

人们普遍将超简短的会议描述为站立式会议。不过，我注意到，如果有人在远处，站立会议就变成了坐下来开会(如果他们还没有这样做的话)。

叫它单口相声的意义在于，如果它持续得太久，你会感到厌倦。所以保持站!

5.一起工作和开会不一样

在Hugo实现10%目标的真正秘密是我们仍然一直在一起工作。我们只是没有会议。

昨天我的老板问我是否可以谈谈一个设计。我加入了一个视频会议，我们聊了聊，然后就结束了。花了8分钟。

通过不随意地把30分钟隔开，我们在规定的时间内完成了讨论。仅此而已。

你可以讨论这是否算是一次会议。是的，我用了视频会议软件。我们有一个双方都同意的时间(现在)。但我们并不认为这违反了10%规则。通过鼓励每个人以一种更特别的方式一起工作，工作就能在所需的时间内完成。

结论

同时提出所有这些改变可能会给你的同事带来太大的冲击。试着选择一个并进行测试。你可能会惊讶于你的团队有更多的时间专注于移动指针是多么的兴奋。

要想轻松地取消会议，你可以做一个互动测试，看看你是否应该开会:

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