重要会议的3个常见障碍——以及如何解决它们

你的会议是不是太多了?还是质量不够高?也许是两者兼而有之。不管怎样，你并不孤单;47%的员工认为开会是浪费时间，因为开会什么也完成不了。这是许多现代组织都面临的一个令人困惑的困境。

幸运的是，这个问题的根源通常可以追溯到相同的来源，不管你的行业是什么。在这里，我们分析了一些最常见的阻碍初创公司和企业成功举办会议的障碍。我们也来看看你现在如何解决它们。

你的会议没有得到有效的领导

你的会议是无组织的吗?他们会滔滔不绝地讲上几个小时却没有什么深刻见解吗?如果这些症状听起来很熟悉，那可能是会议领导不力的结果。这可能是一个很难开口的话题，尤其是当你的会议领导者是你的老板时。

记住，你总是有权利询问像你这样的与会者如何才能更有效地参与。用这一点来改善情况。例如，坦率地问一些问题来明确你对自己应该做出什么贡献的期望是没有坏处的。这不仅有助于阐明召开会议的主要原因，也有助于了解哪些投入可以帮助解决问题。

你可以更进一步，主动为你的老板准备会议议程。他或她甚至会感谢你这么做。很有可能，如果你的会议没有被有效地领导，那是因为会议的领导者不知所措。

每个组织的议程是不同的，但这里有几个因素是需要全面考虑的:

• 会议目标
• 前几次会议的相关背景
• 与会者
• 详细讨论的注释
• 关键的外卖
• 下一个步骤
• 问题和解决

别忘了向你的团队征求意见。如果可能的话，尽量提前把会议议程发给所有与会者。如果你在开始时遇到困难，可以看看我们和Atlassian的朋友一起制作的模板。这将帮助你在执行自己有效的会议议程时取得良好的开端。

只有少数人会参与谈话

如果你有一个30分钟的会议，有10个人参加，每个人真的有足够的时间表达自己的意见吗?通常情况下，只有少数人主导会议谈话，潜在地浪费了时间，并关闭了找到处理一个主题的最佳方法的可能性。扩大参与几乎总是能带来独特的见解和解决问题的办法。

以下是如何在会议中营造一个更开放的空间:

会议开始时:

• 直截了当地告诉你的与会者你想要更广泛的参与。如果有人觉得他们可以对任何讨论的话题有所贡献，他们应该这样做。
• 让他们知道，如果有人还在讨论这个话题，你就不会留下这个话题。
• 让每个人都能真正关注并倾听彼此。通常，洞察力可以来自于别人提出的东西。

会议期间:

• 言行一致。注意听每个人说话，让他们把自己的想法说完整。
• 如果有人被打断或打断，总是回到他们身边，让他们把话说完。

会议结束后:

• 如果你仍然担心有些人说话的次数或时间比他们应该说的要多，只要让他们加入你的倡议就可以了。让他们知道你在他们的会议中寻求更多的平衡，鼓励他们邀请其他没有参与的人分享他们对某个话题的想法。

过多的时间被花在重复重复的信息上

你是否觉得自己在一遍又一遍地重复同样的对话?对于公司来说，每次开会花10到15分钟查看可以(或已经)通过电子邮件等其他方式交流的信息并不罕见。问题是，这个审查可能占整个会议时间的四分之一。

结果是没有真正的问题得到讨论，也没有采取足够的行动。当这种情况发生时，通常是由于封闭的信息竖井。对特定员工保密的日子一去不复返了。现代公司依靠精简信息流;反过来，这又简化了有效的解决方案执行。

要做到这一点，最简单的方法就是透明化。多亏了科技，这很容易实现。现在有许多专门设计的产品和软件可以帮助您共享会议记录和议程。可以考虑尝试一些方法，看看哪种方法最能让你的团队保持一致。

为了让你知道你应该寻找什么，以下是Hugo如何通过制定可共享和可执行的议程来授权员工。

准备好让你的会议再次变得重要了吗?

会议比以往任何时候都更加重要。它们通常决定着生意的成败。通过帮助您解决困扰世界各地公司的一些最常见问题，我们希望您准备好加强自己的会议。

要了解更多关于如何提高会议回报的信息，请观看我们的免费会议健康评估一些个性化的建议。

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